Если вы только собираетесь открыть свой ресторан, то вам нужно уже сейчас задуматься о его IT-упаковке, ведь в наше время без точного учета и аналитики выстоять на таком конкурентном рынке невозможно. Многие откладывают автоматизацию процессов на дальний план, открываются «спустя рукава», функционируют так первое время, потому что сразу после открытия становится уже не до IT, а через пару месяцев обнаруживают, что все это время работали в минус и на автоматизацию уже не хватает ресурса.
Статистика показывает, что около 90% заведений закрываются уже в первый год работы, но если бы рестораторы со старта были упакованы «по полной», этот процент был бы гораздо ниже, ведь чаще всего обнаружить причину и наладить дела можно на любом этапе, даже в первые недели работы, но для этого нужно, чтобы все показатели были собраны с точностью.
Рассказываем, какие IT-инструменты нужны со старта и как они помогают даже самым новеньким почувствовать твердую позицию на конкурентном рынке.
Система учета
Первое, о чем стоит помнить, — считать нужно все. Каждая зубочистка и салфетка стоит денег, поэтому нужно с разумной экономией и реализмом подходить даже к самым мелким расходам. И без системы учета все это невозможно просчитать и спрогнозировать, не говоря уж о расходах на продукты, зарплаты и аренду.
Сюда же относятся и доходы — без четкого понимания выручки не получится понять, сколько вы зарабатываете. А с системой учета вы всегда видите, какой у вас фудкост, себестоимость и маржинальность каждого блюда, соответственно, увидеть реальную прибыль становится очень просто.
Также очень важно внимательно отнестись к выбору техподдержки. Есть компании, которые предлагают довольно низкие цены, что на старте кажется более привлекательным. Однако, напротив, после открытия часто возникают вопросы и задачи, которые требуют внимания 24/7. Соответственно, нужна поддержка, которая придет на помощь в любое время суток и не станет брать доплату за превышение лимита обращений. Поэтому обратите внимание на компании, где в техподдержку уже все включено — и вы сэкономите время и деньги.
Работа с поставщиками и госсистемами
Столько документации проходит ежедневно через одно заведение, что ее ведение вручную и хранение у себя в офисе стоят огромных ресурсов — как временных, так и финансовых, и даже пространственных. В общем, электронный документооборот — спасение для ресторатора нашего века! Он позволит быстро и точно обрабатывать документы, которые необходимы для взаимодействия с поставщиками. При этом не будет никакой бумажной волокиты и архивов документации за 3 года на полках в офисе — все будет храниться в электронном виде и простом доступе.
А еще Честный знак, ЕГАИС и Меркурий совсем не упрощают задачу — списание маркированных и акцизных товаров вручную требует особого внимания и немало времени, так что здесь тоже нужно заранее позаботиться об автоматизации процессов: установить сканеры и использовать систему для быстрого списания этих продуктов. Так вы всегда будете чисты перед законом.
Кроме того, инструменты для автоматизации работы с поставщиками позволяют сформировать за 15 минут идеальную алкодекларацию, на которую бухгалтер обычно тратит дни, если все делает вручную. Между прочим, за ошибки в таком документе можно попасть на большие штрафы, а автоматизация исключает такую возможность.
Система лояльности
Собирать гостевую базу нужно уже с первого дня работы, а задуматься об удержании гостей — еще до открытия. Чтобы подобрать программу лояльности, необходимо учесть все особенности вашего бизнеса — формат, ценообразование, концепцию.
Если у вас ресторан премиум-класса, гости не пойдут за скидкой 5%. Если ваша целевая аудитория — люди 18-20 лет, они не станут читать навязчивые рассылки и так далее. В идеале нужно запустить свой проект уже с работающей системой лояльности, чтобы была возможность, например, вознаградить гостей за первый визит, дать им возможность потратить свои бонусы в следующий раз, а также открыть с ними канал коммуникации — например, через пуш-уведомления.
Современные системы лояльности позволят вам сегментировать аудиторию по полу, возрасту, предпочтениям в меню и многим другим критериям, которые вы посчитаете нужными. Таким образом можно будет персонализировать предложения, что значительно повысит возвращаемость гостей. Некоторые из таких систем уже используют в работе искусственный интеллект, который существенно экономит ресурсы маркетолога.
Работа сотрудников
Автоматизировать обучение и повышение квалификации сотрудников тоже возможно и крайне важно. Сейчас вполне реально выстроить программу обучения, которую сотрудники пройдут без труда со своих мобильных устройств, а вы дистанционно отследите результаты и проверите их аттестацию, с помощью специальных платформ. Это сократит ваше время и затраты на работу тренинг-менеджера.
Кстати, линейный персонал удобно обучать с помощью видеороликов. Например, рецепты блюд и напитков сотрудник поймет более точно, если у него будет наглядный пример приготовления под рукой. Ролики также можно загрузить на платформу.
Такой инструмент также будет отличной шпаргалкой для сотрудника: гость спросил КБЖУ блюда? Можно не отходя от столика посмотреть его в обучающем материале — очень удобно, экономит время и не позволяет возникнуть неловким ситуациям.
Также на мобильный телефон официанта рекомендуем установить приложение «Мобильный официант», которое интегрируется с системой учета и позволяет отправлять заказы на бар и кухню прямо во время приема заказа у гостя. А для сотрудников кухни есть специальные кухонные экраны, на которых отображаются все заказы, с последовательностью приготовления, модификаторами и комментариями — так у су-шефа будет двойной контроль перед отдачей заказов в зал, и ни один столик не будет недоволен остывшими блюдами или неверными курсами.
Контроль выполнения стандартов
Следить за работой сотрудников можно не выходя из ресторана, но как только вы выходите… на помощь приходят специальные программы, позволяющие контролировать стандарты: например, электронные чек-листы и «умное» видеонаблюдение.
Вы удивитесь, как много можно контролировать дистанционно, а с правильными настройками некоторые моменты можно даже не отслеживать самостоятельно, а просто получать отчеты и уведомления как о проделанной работе сотрудников, так и об открытых задачах и нарушениях.
Например, чек-листы в электронном виде — это инструмент, который позволяет четко контролировать любые задачи, которые вы поставили вашим сотрудникам, и их этапы. Даже ежедневное открытие и закрытие смены можно полностью проводить по такому чек-листу, чтобы не забыть выключить вытяжку или плиту, например. Это уже не бумажные распечатки, где сотрудник ставит галочки, которые вряд ли кто-то станет проверять. Это инструмент для онлайн-контроля работы ресторана, который значительно повышает показатели выполнения стандартов.
А «умное» видеонаблюдение — мастхэв для тревожников. С ним вы ежедневно получаете отчеты о работе, в которых зафиксированы все отклонения от регламента. Вам не нужно постоянно проверять камеры, но при этом вы всегда знаете, что происходит в вашем ресторане и кто накосячил. Кстати, нарушений с такой системой точно будет меньше, чем без нее.
Вывод
Открыться можно и без всякой автоматизации, но если вы хотите, чтобы ваш ресторан работал качественно, долго и эффективно и масштабироваться как можно скорее, то все эти инструменты со старта дадут вам огромный буст, а вы будете чувствовать себя уверенно и сфокусируетесь только на самом важном.
Читайте также:
Комментарии