Когда в ресторане выстраивают товарный учет, один из первых вопросов — стоит ли нанимать бухгалтера-калькулятора в штат или передать учет на аутсорс. Универсального ответа здесь нет. Все зависит от масштаба бизнеса, количества точек, объема документов и того, насколько сложны внутренние процессы.
При этом сам по себе формат работы ничего не гарантирует. Ошибаются и штатные сотрудники, и удаленные специалисты, и аутсорсинговые компании. Поэтому выбирать стоит не между штатом и аутсорсом, а между сильной и слабой системой и контролем. Расскажу, какие плюсы и риски есть у каждого варианта.
Плюсы штатного бухгалтера-калькулятора
Очевидное преимущество штатного специалиста — он находится в ресторане. Ему проще оперативно получать первичные документы, взаимодействовать с управляющим и сотрудниками кухни, самостоятельно разбирать накладные и быстрее реагировать на рабочие вопросы.
Для большого ресторана, производства или сети такой формат часто действительно удобен. Но важно понимать, что с ростом бизнеса растет и объем работы. Если речь идет о нескольких заведениях, одного бухгалтера-калькулятора обычно уже недостаточно. Потребуются распределение обязанностей между несколькими специалистами, единые стандарты учета, система проверки качества и сотрудник, который будет контролировать весь процесс.
Делает ли присутствие в ресторане учет лучше? Само по себе — нет. Штатный и удаленный бухгалтер-калькулятор выполняют одни и те же задачи: работают с первичными документами, ведут номенклатуру и технологические карты, проверяют результаты инвентаризации, анализируют остатки, контролируют себестоимость и готовят отчетность.
Если обмен документами организован правильно, удаленный специалист справляется с этим не хуже штатного. Более того, в небольших заведениях работы нередко оказывается недостаточно для полной занятости. После выполнения основных задач сотрудник фактически просто находится на рабочем месте, а со временем это может привести к формальному отношению к своим обязанностям.
Какие риски есть у штатного специалиста
Самая распространенная проблема — зависимость от одного человека. Если бухгалтер уходит в отпуск, заболевает или увольняется, учет может практически остановиться: накапливаются документы, откладываются инвентаризации, задерживается подготовка отчетов, а собственнику приходится срочно искать замену.
Еще один риск — потеря накопленной информации. Со временем бухгалтер часто становится единственным человеком, который знает, как устроен учет: где находятся документы, какие используются доступы, почему были внесены те или иные корректировки. После увольнения такого сотрудника ресторан может остаться без понятных регламентов и выстроенных процессов.
Отдельно стоит сказать о слишком тесных отношениях с командой ресторана. Если бухгалтер начинает выступать не независимым контролером, а союзником повара, бармена или кладовщика, возникает соблазн не разобраться в причинах недостачи, а объяснить или скрыть ее. В итоге собственник не видит реальную ситуацию, так как в отчетах все красиво.
Также следует обратить внимание на то, что штатный сотрудник обходится дороже, чем кажется Для многих рестораторов это сюрприз, потому что при сравнении штата и аутсорса они смотрят только на зарплату.
Но расходы этим не ограничиваются. Помимо оплаты труда ресторану нужно организовать рабочее место, купить оборудование, оформить сотрудника, платить налоги и обязательные взносы, оплачивать отпуск и больничные, заниматься поиском, адаптацией и обучением, а также искать замену на время отсутствия специалиста.
Если бухгалтер плохо знает iiko или не имеет опыта работы с товарным учетом, к этим затратам добавится еще и обучение. Но даже после него не факт, что специалист сможет сразу самостоятельно выстроить систему учета.
Можно ли заменить штатного бухгалтера аутсорсерами?
Сегодня практически весь функционал бухгалтера-калькулятора в iiko можно выполнять дистанционно. Для этого достаточно выстроить понятные процессы: определить, кто и когда передает документы, как проводятся инвентаризации, согласовываются технологические карты, оформляются списания, перемещения и отчетность.
Если эти регламенты работают, физическое присутствие специалиста в ресторане уже не принципиально. Качество учета зависит не от того, где сидит бухгалтер, а от того, насколько хорошо организована работа.
Если ресторан сотрудничает с профессиональной аутсорсинговой компанией, он получает не одного специалиста, а целую команду. В нее могут входить эксперты по товарному и финансовому учету, технологическим картам, инвентаризациям, маркировке, ЕГАИС, «Меркурию», «Честному знаку» и другим направлениям.
Но главная ценность аутсорса не в количестве специалистов. Его задача — выстроить систему учета: определить зоны ответственности, разработать регламенты, настроить процессы, контролировать качество работы и предоставлять собственнику достоверные данные, на основе которых можно принимать управленческие решения.
Одно из преимуществ работы с компанией — возможность быстро заменить исполнителя. Если закрепленный специалист уходит в отпуск или заболевает, его задачи принимает другой сотрудник: старший бухгалтер, куратор проекта или резервный специалист. Для клиента процесс не должен останавливаться.
Но это работает только в том случае, если в компании выстроены процессы: есть единые стандарты, регламенты, централизованное хранение информации и система контроля. Если же вся информация хранится у одного человека, такой аутсорс мало чем отличается от работы с частным специалистом.
Обратите внимание: передать товарный учет на аутсорс — не значит полностью снять с себя ответственность. Кто-то в ресторане все равно должен принимать товар, проверять его количество и качество, передавать документы, проводить инвентаризации, сообщать о списаниях и изменениях в меню. Эти задачи может выполнять управляющий, шеф-повар, кладовщик или другой ответственный сотрудник.
Минусы бухгалтеров-калькуляторов на аутсорсе
Работая с бухгалтером-фрилансером, вы зависите от одного человека. Он может заболеть, взять слишком много клиентов, перестать соблюдать сроки или вовсе прекратить выходить на связь.
При работе с аутсорсинговой компанией такие риски ниже. В договоре заранее прописывают перечень услуг, сроки, порядок взаимодействия, ответственность сторон, условия замены специалиста и передачи документов при завершении сотрудничества. Если возникают вопросы, всегда можно обратиться к руководителю проекта, а не только к исполнителю.
Как контролировать работу бухгалтера-калькулятора
Чтобы понимать, насколько хорошо работает бухгалтер, не обязательно ежедневно наблюдать за его работой. Достаточно регулярно анализировать несколько показателей. В первую очередь стоит обращать внимание на складские остатки и результаты инвентаризаций. Если учетные данные постоянно расходятся с фактическими, значит, в системе есть проблема: не проведены документы, допущены ошибки в технологических картах, появились дубли или некорректно оформлены перемещения.
Не менее важно следить за себестоимостью. Любое резкое изменение должно иметь понятное объяснение — например, рост закупочных цен или корректировку рецептуры. То же касается списаний: собственник должен понимать не только общую сумму, но и причины потерь, а также видеть, какие товары списываются чаще остальных.
Кому подойдет аутсорс, а кому нужен специалист в штате
Небольшим кафе, кофейням и ресторанам с одной точкой чаще всего достаточно аутсорса: объема работы обычно недостаточно, чтобы полностью загрузить сильного штатного специалиста.
Для крупных ресторанов возможны оба варианта. Если документооборот действительно большой, собственная команда может быть оправдана, но только при наличии системы контроля.
Если речь идет о сети заведений, одного бухгалтера-калькулятора обычно уже недостаточно. Понадобится либо полноценный внутренний отдел, либо аутсорсинговая компания, способная распределить задачи между несколькими специалистами.
Также существует гибридная модель, при которой один человек вносит документы, а другой проверяет учет и готовит отчеты, работает не всегда. Если ошибки появляются уже на этапе ввода данных, второму специалисту приходится постоянно их искать и исправлять. Это приводит к задержкам, дополнительным расходам и спорам о том, кто отвечает за результат. Такая схема эффективна только при четком распределении обязанностей и единых регламентах работы.
Таким образом, при выборе между штатным бухгалтером-калькулятором и аутсорсом не стоит ориентироваться только на стоимость или физическое присутствие специалиста в ресторане. Гораздо важнее понять, кто отвечает за качество учета, как организован контроль, кто заменит сотрудника в случае его отсутствия и насколько прозрачны процессы.
Сильный специалист может работать и в штате, и на аутсорсе. Но если система учета выстроена плохо, красивым отчетам доверять не стоит. Главный критерий выбора — не формат работы, а достоверность данных, на основании которых собственник принимает управленческие решения.
Читайте также:
Комментарии