Как выстроить по-настоящему прозрачный учет в ресторанном бизнесе? Об этом рассказывает Анастасия Ильясова, опираясь на свой практический опыт.
В предыдущих статьях мы разобрали номенклатуру, технологические карты, списание и товарно-складские операции. Казалось бы, основа заложена. Но многие на этом останавливаются, а потом задают один главный вопрос: «Куда уходят деньги?».
Вы можете идеально считать продукты, но если вы не видите полной финансовой картины, то управляете кораблем с завязанными глазами. В этой статье мы поговорим о том, как связать в iiko движение продуктов и движение денег, чтобы видеть не просто обороты, а чистую честную прибыль.
За годы консультирования я видела десятки ресторанов с безупречным товарным учетом, которые все равно не могли выйти в стабильный плюс. Потому что финансовый учет был их слепым пятном.
Ошибка №1: iiko — это только для кухни, а деньги — это задача бухгалтерии 1С
Проблема
Самое опасное заблуждение — считать, что iiko нужна только калькулятору и товароведу для учета продуктов, а все финансовые результаты потом «разберут бухгалтеры в 1С». В итоге данные раздваиваются. В iiko — одна себестоимость и свои продажи, в 1С — другие расходы (аренда, зарплата, коммуналка) и своя касса. Собственник получает две разные картины и не может понять, сколько он заработал в реальности.
Решение
iiko — это не складская программа, а единая программа для бизнеса. Она обязана быть синхронизирована с вашей онлайн-кассой (Атол, Штрих-М и др.) и быть главным источником данных о выручке. Все деньги, пробитые через кассу, должны мгновенно отражаться в отчетах iiko о продажах. Только так вы сможете в одном месте увидеть прямую связь: Выручка - Себестоимость = Валовая прибыль.
Ошибка №2: игнорирование «нетоварных» расходов
Проблема
Допустим, iiko показывает вам красивую валовую прибыль. Вы радуетесь. Но забываете, что это еще не чистая прибыль. Из этой суммы нужно вычесть аренду, зарплату персонала, коммунальные платежи, рекламу и прочее. Если эти расходы не заведены в систему, вы не можете получить отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) и видите лишь верхушку айсберга.
Решение
Заведите в номенклатуре статьи прочих доходов и расходов. Это не продукты, а финансовые аналитические счета. Создайте статьи:
- Расходы: аренда, зарплата (администрация, ФОТ кухни), коммунальные услуги, реклама, хозрасходы.
- Доходы: например, доход от аренды пространства или проведение мероприятий.
Проводите эти операции через iiko (ручными проводками или через интеграцию с бухгалтерскими сервисами). Тогда система сможет сгенерировать для вас полный ОПиУ, где будет видна чистая прибыль по вашему заведению.
Ошибка №3: хаос в оплатах
Проблема
Гости платят картами, наличными, через QR-код, корпоративными счетами. Если все это учесть одной кнопкой «Оплата», вы не поймете, какие типы платежей популярны, сколько комиссии вы платите за эквайринг, и не было ли ошибок кассира при закрытии смены.
Решение
Детализируйте типы оплат. Настройте в iiko все возможные способы оплаты: «Наличные», «Безналичный расчет (эквайринг)», «Корпоративная карта», «Онлайн-оплата». Это позволит:
- Сверять выручку с кассовым отчетом по каждому типу оплат. Не сошлось? Значит, проблема в наличных расчетах.
- Учитывать комиссию банка за эквайринг как отдельный расход, что даст еще более точную картину по чистой прибыли.
- Понимать предпочтения гостей и управлять денежными потоками.
Подведем итог. iiko — это ваш финансовый директор. Главная цель — превратить iiko из «программы для кухни» в единый центр управления бизнесом. Когда в одной системе сходятся данные о деньгах (выручка, прочие доходы/расходы), продуктах (себестоимость, фудкост) и персонале (отработанные часы, трудозатраты), вы получаете исчерпывающую информацию для принятия решений.
Вы наконец-то видите ответ на вопрос «Куда уходят деньги?» и можете этим управлять: оптимизировать меню, пересматривать поставщиков, расписание сотрудников. Это тот самый момент, когда учет перестает быть рутиной и становится вашим главным конкурентным преимуществом.
Комментарии