Многие рестораторы сталкивались с этим: цифры в системе красивые, а деньги уходят неизвестно куда. Анастасия Ильясова делится опытом товарно-складского учета и объясняет, как приемка и инвентаризация превращаются из рутины в сильный инструмент экономии.
В предыдущих статьях мы разобрали номенклатуру, технологические карты и списание продуктов. Но весь этот идеально выстроенный учет рухнет, как карточный домик, если его фундамент — товарно-складские операции — будет хрупким.
Поговорим о том, с чего начинается и заканчивается жизнь продукта в вашем ресторане. О том, что многие считают рутиной, а на деле это мощнейшие инструменты контроля и экономии. Речь пойдет о приемке товара и инвентаризации.
Владельцы ресторанов часто обращаются с одним и тем же вопросом: «У нас все настроено, техкарты проверены, а недостачи все равно есть!». И почти всегда, погружаясь в их учет, я обнаруживала одну проблему: продукты в систему попадают не так, как в реальности, а инвентаризация — это не инструмент анализа, а формальность «для галочки».
Рассмотрим типичные ошибки.
Ошибка №1: «Слепая» приемка
Проблема
Кладовщик принимает товар от поставщика, сверяя только накладную с фактическим количеством коробок. Он не взвешивает каждый продукт, не проверяет качество и…просто ставит галочку. В iiko ставит на приход товар, полагаясь на данные в накладной. А потом оказывается, что в ящике с заявленными 10 кг куриных грудок — всего 9.7 кг или часть зелени уже завяла. Вы не только переплатили поставщику, но и заложили в систему неверные остатки, с которых и начнется отсчет будущих ошибок.
Решение
Приемка — это священный ритуал. Обязательно:
- Взвешивайте. Каждый раз. Особенно мясо, рыбу, овощи. Не доверяйте цифрам в накладной.
- Проверяйте качество. Товар испорчен? Сразу оформляйте акт и не принимайте его на баланс.
- Сверяйте цены. Цена в накладной должна строго соответствовать цене, указанной в системе. Любое расхождение — повод для уточнения и корректировки.
Только так вы будете уверены, что в iiko пришло ровно то количество продукта, за которое вы заплатили, и по той же цене. Это основа для корректной себестоимости.
Ошибка №2: Инвентаризация как наказание
Проблема
Для команды инвентаризация — это страшный сон, который случается раз в месяц. Все ее ненавидят, делают впопыхах, спустя рукава, лишь бы отчитаться. В итоге бланки заполнены неточно, реальные остатки не соответствуют данным, а разницы просто раскидываются на статьи затрат, чтобы «закрыть гештальт». Пользы — ноль.
Решение
Превратите инвентаризацию из карательной операции в рабочий инструмент.
- Проводите ее чаще. Критичные позиции (мясо, рыба, дорогой алкоголь) можно пересчитывать хоть каждый день в конце смены. Это занимает 15 минут, но сразу показывает расхождения.
- Анализируйте не недостачу, а причины. Система iiko после инвентаризации сама рассчитает отклонения. Ваша задача — не просто списать разницу, а понять, почему она возникла.
Недостача по дорогому товару? Возможно, сотрудники воруют или неправильно списывают. Излишек? Значит, ранее неправильно указали вес при приемке или ошиблись в техкарте. Систематическая недостача по одному и тому же продукту? Пересмотрите нормы списания в технологической карте, возможно, они занижены и не учитывают реальные потери.
Инвентаризация — это не поиск виноватых. Это диагностика бизнес-процессов. Она показывает слабые места: где воруют, где ошибаются повара, где косячат поставщики, где неверно настроены карты.
Ошибка №3: Игнорирование перемещений
Проблема
Бармен забежал на кухню, взял пару лаймов для коктейлей и забыл это отметить. Кажется, ерунда. Но для системы iiko лайм исчез с кухни и не появился в баре. На кухне — недостача, в баре — излишек. Начинается путаница.
Решение
Любое перемещение продукта между складами (кухня — бар, основной склад — филиал) должно оформляться через документ «Перемещение». Это занимает 30 секунд, но сохраняет идеальную чистоту учета. Вы всегда видите, где и что находится.
Подведем итог. Товарно-складской учет — это не разрозненные действия, а замкнутый цикл: правильная приемка, корректное оприходование, точно настроенное списание, регулярная и осмысленная инвентаризация, анализ и исправление ошибок, снова приемка.
Наладив этот цикл, вы получаете:
- Полный контроль над движением каждого рубля, вложенного в продукты
- Рост маржинальности, так как вы исключаете все скрытые убытки
- Управляемую команду, которая работает по понятным и прозрачным правилам
- Спокойствие собственника, который видит реальное, а не «нарисованное» положение дел
Именно на этом фундаменте строится по-настоящему прибыльный ресторанный бизнес.
Читайте также:
Комментарии