Труд бухгалтера-калькулятора редко на виду, но именно через него проходит финансовый пульс ресторана. Мы поговорили с Татьяной Даниленко, которая работает с сетью кофеен с собственным производством, ресторанами Shelby и Santorini, о том, почему несоответствие технологических карт ведет к убыткам, как автоматизация меняет рутину и почему с бухгалтером-калькулятором лучше дружить.
Татьяна, какие задачи ресторана закрывает бухгалтер-калькулятор?
В первую очередь, правильное ведение складского учета и себестоимости. Я тесно работаю с шефом и поварами, чтобы понять, как именно они готовят. Правильное создание калькуляционной технологической карты — крупная задача. И карта не должна расходиться с реальным процессом на кухне. Иногда повара, предоставляя техкарту, приукрашивают действительность, чтобы на бумаге не было минусов. Но в итоге возникают большие излишки, а кухня уверяет, что все делает по ТТК.
Кроме того, законодательство не дает нам скучать: бухгалтера-калькуляторы постоянно вынуждены чему-то обучаться. Например, тонкостям работы с маркировкой. Это новое явление для всех, включая тех, кто ее создал. Нужно учиться работе с Честным знаком, ЕГАИС, сервисами типа DocsInBox.
Наконец, проекты постоянно расширяются. Так, сеть кофеен открывает новые цеха, планирует доставку. Santorini собирается запускать новый объект. В общем, задач хватает. И это хорошо — я всегда за увеличение прибыли и рабочих мест, поэтому новые открытия меня радуют, а закрытия огорчают. Так что я готова взять новые проекты, чтобы помочь предпринимателям!
Как строится ваше взаимодействие с управляющими и собственниками?
Когда я прихожу на проект, я озвучиваю, что хочу изменить. Случается, что собственник не готов менять видение свое и персонала. Например, он считает, что сотрудники испугаются нововведений, не справятся с ними и уволятся. Если я не вижу отдачи и блеска в глазах, то отказываюсь от проекта: не вижу смысла в сотрудничестве. Один человек изменить бизнес-процессы не может, нужна командная работа.
Если я вижу отдачу и желание, мы составляем план и работаем по нему. Рестораны как люди: в чем-то похожи между собой, но у каждого своя индивидуальность, изюминка. Например, у сети кофеен, с которой я работаю, отдельное производство еды. Эту и другие особенности нужно учесть в работе.
Насколько важно, чтобы отношения с командой были хорошими?
Если между бухгалтером и ответственными лицами бара и кухни нет доброжелательного, даже дружеского отношения, то работать очень сложно. У бар-менеджера и шеф-повара должно быть понимание, что мы помогаем друг другу и делаем общее дело, никто никого не топит.
Иногда приходится критиковать поваров. Но, когда я прихожу в ресторан, мне хочется помочь собственнику.
Я вижу, как работают повара: среди них есть ответственные люди, которые каждую косточку из рыбы вынимают, а картошку чистят бережно, как мама учила. А есть те, кто чистит как в армии — 50% картофеля в отходы. Мне обидно это наблюдать, и я объясняю таким людям, что это потеря денег и времени.
Тебе платят зарплату, значит, нужно относиться к своей работе с уважением.
А какую роль в вашей профессии играет автоматизация?
Любой проект я начинаю с автоматизированного документооборота. Я вообще за автоматизацию всех процессов, которые можно автоматизировать. 2025 год на дворе, в бумажках никакого смысла нет! Все списания должны загружаться в систему. Так никто не потеряет и не зальет кофе нужный документ. С приходными документами тоже очень удобно работать в DocsInBox, особенно если объем большой.
Также я настраиваю в iiko расчет заработной платы. Обязательно использую iikoWeb — очень удобное приложение, которое сделало инвентаризацию намного «чище».
iiko вообще самая удобная программа, с которой я работала. Небольшому ресторану достаточно одной iiko, чтобы вести бизнес: она полностью закрывает все задачи, в том числе расчеты с поставщиками, учет заработной платы, а также отчет о прибылях и убытках, который показывает финансовый результат за отчетный период. Я именно эту систему рекомендую всем рестораторам, так как очень довольна ее функционалом.
Насколько важен электронный документооборот с поставщиками?
Он очень важен. Я много работаю удаленно и не могу присутствовать на всех объектах лично. Если в накладной были какие-то исправления, то поставщики присылают исправленный вариант через DocsInBox.
Один из моих проектов — сеть Santorini — включает в себя четыре заведения и производственный цех. Когда я пришла к ним год назад, я была в шоке, что накладные заводят вручную. На это столько сил и времени уходит! Сейчас мы все автоматизировали, и это упростило задачу. Теперь бухгалтер, которая этим занималась, хотя бы кофе успевает выпить.
А бывает, что собственники сопротивляются вашим инициативам?
На старте — почти всегда! Раньше это выводило меня из эмоционального равновесия, но сейчас я спокойно к этому отношусь. По сути, я и сама такой человек: сначала все новое вызывает у меня возмущение. Все мы люди и не любим, когда нам добавляют какие-то обязанности.
Я понимаю чувства линейного сотрудника, которому нужно учиться открывать и закрывать смену в iiko, а он никогда этого не делал. Уже на этом этапе обычно возникают проблемы: ой, я забыл, ой, я не умею. В итоге все приходят к тому, что это проще и удобнее. Но пока идет адаптация, приходится бороться со старыми привычками.
Ко мне обращаются собственники и говорят: у нас такая-то проблема. Я отвечаю: нужно изменить вот этот процесс. «А мы десять лет так делали, нам так удобнее». Так ведь то, что вам так удобнее, и привело вас к той проблеме, которую вы сейчас имеете! Вы же сами меня пригласили на проект, чтобы сделать процессы прозрачными.
Какие метрики и отчеты для вас приоритетны как для бухгалтера-калькулятора?
Я смотрю на себестоимость блюда. В моем представлении она не должна превышать 30%. Исключение — блюда из баранины, лосося и других дорогих продуктов.
Кроме того, я отслеживаю отчеты о продажах, продаваемые и непродаваемые блюда, а также монопродукты. Если по одному и тому же продукту идут большие списания, а он входит в единственное блюдо, то нет смысла его держать. Или меняем ТТК и убираем продукт из рецепта, или исключаем блюдо из меню.
Татьяна, у вас огромный опыт в общепите. Что бы вы посоветовали своим коллегам по цеху — бухгалтерам-калькуляторам? Как стать классным специалистом?
Нужно прийти на кухню и бар, чтобы посмотреть, как они работают. В программе бухгалтер-калькулятор повторяет действия, которые совершают на кухне: принял товар, почистил картошку, положил ее в суп.
Когда мне присылают техкарту, я всегда прошу описание технологического процесса. Если это соус, то что вы с ним сделали? Выпарили? Замешали? Сварили? Мне нужно понимать, как все происходит.
На кухне продукт может выпасть, потеряться, высохнуть, пока лежал, потеря в объеме. А бухгалтерия — очень четкая наука, в которой никаких колебаний и разночтений быть не должно. Вот это все бухгалтер-калькулятор должен знать и учитывать.
Читайте также:
Комментарии