Наш опыт работы с рестораторами показывает, что заведения теряют до 50% прибыли из-за некорректного учета. Например, несбалансированные товарные запасы приводят к списаниям и стоп-листам, а значит — к потере выручки. В этой статье разбираемся, какие ошибки учета мешают бизнесу зарабатывать и расти.
1. Избавляемся от двух “НЕ” — НЕэффективного меню и НЕсбалансированных запасов
Предположим, у вас заведение с итальянской кухней, в меню есть паста с морепродуктами. Это блюдо имеет высокую себестоимость, но пользуется низким спросом у гостей — условно, 5 заказов в месяц. При этом морепродукты вы, вероятно, закупаете больше, чем на 5 блюд. В итоге остатки приходится списывать, а значит — терять деньги.
Или представим другую ситуацию: в ресторане резко вырос спрос на пиццу “Пепперони”, а продуктов для нее закупили недостаточно. В итоге вы поставили блюдо на “стоп” и снова потеряли выручку, потому что гости ушли поесть любимую пиццу в другое место.
Обе эти ситуации возникают из-за того, что менеджмент ресторана не анализирует меню. Чтобы понимать, какие блюда в топе и приносят доход, а какие позиции непопулярны и неприбыльны, нужно проводить регулярный портфельный аудит.
Возможно, у вас есть высокомаржинальные блюда, которые не очень активно продаются? Тогда можно попробовать замотивировать официантов, чтобы они чаще рекомендовали их гостям. Эти и многие другие нюансы можно выявить только при условии регулярного анализа меню и контроля запасов.
Хотите подключить портфельный анализ меню? Оставляйте заявку, и мы поможем!
2. Контролируем закупочные цены и управляем себестоимостью
Нередко рестораны переплачивают за товары, потому что не проверяют и не сравнивают закупочные цены. Например, закупают молоко по 100 руб./ литр, в то время, как другой поставщик продает такое же молоко за 80 руб./ литр.
Как не переплачивать? Например, подключить систему учета iiko — в ней есть инструмент, который помогает контролировать закупки. Вы вносите в систему данные о поставщиках и их расценках и получаете детальный отчет о предложениях для сравнения. Это позволит понять, нужно ли скорректировать список поставщиков и искать более выгодные предложения.
Кроме того, на этапе создания документов на закупку можно выставить фильтры:
- Запрет проведения конкретного документа, пока ответственный не подтвердит данные;
- Предупреждение о том, что по некоторым позициям цена выше указанного порога.
Управление запасами по технологии MIN/MAX.
В iiko предусмотрен отчёт, позволяющий контролировать остатки. Главная фишка — для каждого товара указывается минимальное и максимальное количество на складе.
Закупщик формирует отчёт об остатках с фильтром “меньше минимального” и сразу видит, чего не хватает на складе. Это поможет вовремя дозаказать недостающие продукты, не дожидаясь, пока блюда встанут на “стоп”.
Очень быстрая инвентаризация
Для многих ресторанов инвентаризация — это проблема, поскольку уходит уйма времени, а показатели не всегда сходятся. С помощью iiko эту процедуру можно сделать вдвое быстрее.
Как это работает: внутри iiko есть модуль iikoWeb (работает только в облачной версии) с функционалом для мобильной инвентаризации. Вы заранее делаете заготовки для поваров (список позиций для проверки), и дальше по этому плану они проверяют наличие товаров на складе. Это сокращает время инвентаризации до 3-х часов, а сотрудники не пропустят ни один продукт. После завершения инвентаризации система отправит оповещение руководителю.
3. Ведем учёт
Отчёт о прибылях и убытках — один из ключевых для ресторанного бизнеса. Что важно контролировать с его помощью:
Выручку
В отчете iiko выручка разбита на три 3 показателя:
- выручка с учетом скидок;
- торговая выручка без учёта скидок (основная деятельность заведения);
- выручка от дополнительной деятельности (аренда залов, банкеты, кейтеринг и т.д.)
Расходы
Здесь видим процент фудкоста. Считается, что нормальный фудкост должен составлять около 27%. Но даже если у вас так, это еще не значит, что все процессы в ресторане идеально отлажены.
Себестоимость нужно смотреть в разрезе разных статей — например, по показателю “порчи готовых блюд” или по показателю инвентаризации, которая выявила недостачу продуктов.
Аналогичная история происходит с излишками, т.е. если товаров на складе фактически больше, чем должно быть по документам. Это значит, что ваши гости получили блюда, в составе которых не хватало каких-то ингредиентов.
В отчете о расходах отслеживаются остальные траты, разбитые по фондам — заработной платы, обязательных платежей (аренда, коммуналка, телефония) и т.д.
Анализируем отчет
Итак, получив итоговый фудкост 27% и изучив отдельные показатели, мы обнаружили массу излишков. Если среди них есть скоропортящиеся продукты, то мы рискуем потерять деньги.
Только регулярный управленческий учёт позволяет собственнику напрямую влиять на расходы и доходы заведения. Иначе можно ежемесячно терять 30-40% прибыли своего бизнеса.
Бухгалтерский учёт
По нашему опыту, бухгалтер тратит 30% рабочего времени на заведение первичных документов в 1С вручную. При этом нередко возникают ошибки. Чтобы этого избежать, можно использовать систему iiko: она позволяет выгружать данные в 1С автоматически. Это экономит время сотрудников и уменьшает риски ошибок.
Безусловно, это только первые шаги к качественному учету. Но, соблюдая эти правила, вы сможете начать путь к самостоятельному контролю расходов и прямому влиянию на доходы бизнеса.
Хотите провести аудит учета в своем заведении? Тогда оставляйте заявку, мы обязательно вам поможем!
Комментарии