Бумажный документооборт — это сложный процесс, требующий больших ресурсов: человеческих, временных и денежных. Рестораторы всё чаще отказываются работать с поставщиками на бумаге и переходят на электронный документооборот (ЭДО). На нашем недавнем круглом столе с экспертами отрасли мы решили выяснить, почему так происходит.
Причина №1: в общепите уже есть обязательные процессы, связанные с ЭДО. Будут и новые
Это и алкогольная отчетность в ЕГАИС, и отправка данных об обороте продукции животного происхождения во ФГИС “Меркурий”. С 1 марта 2023 года к этому добавится обязанность сообщать о продажах всей маркированной питьевой воды в «Честный знак». Для всех этих процессов использование электронного документооборота обязательно.
Государство сейчас делает все, чтобы “обелить” сферу общепита. Можно не сомневаться, что в ближайшие годы этот процесс будет набирать обороты. Так почему бы ресторанам не извлечь из этого максимум пользы для себя?
Причина №2: бухгалтер скажет вам "спасибо"
Обычно именно бухгалтеры инициируют внедрение IT-решений для электронного документооборота. Ведь это:
- Экономит время. В среднем — 5 часов неделю.
- Сводит вероятность ошибок к минимуму. В бумажки всегда готова вкрасться неточность, а еще физический документ может просто потеряться. Причем обнаружится это, скорей всего, в момент сдачи отчётности, что грозит ресторану штрафами.
Причина №3: поставщики тоже будут "за"
Многие поставщики, которые работают с ритейлом, уже давно пользуются ЭДО и вполне с ним освоились. Они будут только рады распространить эту практику на всех своих партнеров — это сильно упростит их внутренние процессы.
Например, как это работает с накладными: поставщик формирует электронную накладную, а ресторан просто забирает ее в свою учетную систему — без ручной сверки и подписаний. Один клик бухгалтера — и накладная сразу улетает в базу учёта.
Упрощаются и закупки: можно отправлять поставщикам заказы в электронном виде, контролировать закупочные цены и сразу видеть, если стоимость каких-то позиций изменилась.
Причина №4: ЭДО экономит ресторану время и деньги
Все сервисы ЭДО легко интегрируются с ресторанными системами учёта. Данные от поставщиков будет легко получить, подписать и перенести в iiko, r_keeper и другие системы автоматизации. Работа, которая раньше занимала часы, будет занимать несколько минут, а у сотрудников освободится время на другие дела.
Если вы продаете алкоголь, то сможете автоматически формировать алкодекларацию. А сканировать коробки, проводить приёмку, списания и инвентаризации можно прямо с телефона или планшета.
Работа с ФГИС “Меркурий” тоже станет проще — за счет оповещений о непогашенных ветеринарных сопроводительных документах (ВСД) и подсказок, если где-то были допущены ошибки в гашении. Если документов много — их можно погасить одним кликом.
Сервисов для ЭДО множество — DocsInBox, Контур.Диадок, 1С-ЭДО, СБИС.ЭДО, MixCart, Chuser и другие. Хотите подобрать то, что подойдет под ваши задачи и позволит сэкономить время и деньги? Запишитесь на бесплатную консультацию, мы ответим на все вопросы и поможем сделать правильное решение.
Комментарии