Успех любого ресторана — вкусные блюда из качественных и свежих продуктов. Благодаря этому гости будут возвращаться в него снова и снова. Поэтому важно выбрать надежного поставщика и выстроить с ним грамотное взаимодействие. Поставщики существенно влияют на деятельность заведения — сорванные сроки поставки нарушают бесперебойную работу, несвежие продукты или продукты низкого качества испортят вкус блюд, проблемы с документацией поставщика ставят под удар владельцев ресторана, которые могут получить немалые штрафы. Цены на поставки оказывают влияние на рентабельность ресторана.
Александр Демержи, руководитель направления по подключению поставщиков DocsInBox, поделился своим опытом и рассказал о пяти типичных проблемах во взаимодействии ресторанов с поставщиками и о том, как их решать.
Проблема № 1. Разница в заказах по приходу продукции
Частый запрос наших клиентов при работе с поставщиками – возможность контролировать правильность заказа и цены на товары. Например, может сложиться такая ситуация: ресторан сделал заказ на 12 бутылок вина, а поставщик записал и привез 13 коробок вина, еще и по цене на 30% выше. При приемке товара этой разницы не заметили, что сильно ударило по бюджетам, так как ресторан не смог продать столько вина и получить реальную прибыль.
Автоматизация процесса позволяет вести заказы в программе, и вы сможете:
- Контролировать количество нужного товара, его закупочную цену и итоговую сумму заказа до подтверждения, поэтому сформировать заказ становится проще и корректнее;
- Понимать сроки получения заказа с учетом корректировок поставщика по наличию того или иного товара. Вы точно будете знать, придет заказ полностью или частично, если часть товара отсутствует на складе поставщика;
- При получении заказа проверить его по соответствующей накладной и вовремя увидеть все отклонения и расхождения, чтобы избежать ситуации из примера выше;
- Заказ составляется автоматически, исходя из прайс-листов, бланков заказа или предыдущих поставок, что позволяет избежать ручной инвентаризации перед составлением заказа.
Итог: автоматизация заказа товаров у поставщика помогает контролировать все этапы и избежать сложностей при получении товаров.
Проблема № 2. Потеря бумажной накладной
Ведение бумажного документооборота, несмотря на надежность и привычность такого способа работы, требует много внимания и времени. Накладная проходит через руки нескольких сотрудников и в ресторане, и у поставщика. Они создают, сверяют, корректируют накладные, несколько раз обмениваются документами, а потом помещают их в архив, где найти нужную бумагу будет не только сложно, но и затратно по времени.
По данным Finances Online, 42% документов в компаниях названы или отмечены некорректно. Потеря бумажных накладных приводит к трудозатратам на стороне ресторана на восстановление накладной и возможным проблемам с проверяющими органами и налоговой. Кроме того, это создает сложности при сверке с поставщиками, задержкам оплат и, как следствие, к разногласиям с поставщиками вплоть до прекращения сотрудничества.
Перевод документации в электронный формат существенно сокращает риски потери накладных и имеет массу преимуществ:
- Сокращение времени – накладные в номенклатуре ресторана составляются за 5-10 минут.
- Экономия ресурсов сотрудников – электронный документооборот избавляет ресторан от ручного ввода накладных в учетные системы.
- Быстрая адаптация к изменениям в работе – например, DocsInBox следит за всеми обновлениями в законодательстве и предупреждает об этом пользователей.
- Интеграция с учетными системами – выгрузка в iiko, R_keeper, 1C и другие учетные системы производится автоматически.
- Контроль оборота накладных 24/7 из любой точки мира – рестораторы и поставщики держат руку «на пульсе».
Итог: после внедрения ЭДО шансы потерять накладную близятся к 0, а накладные всегда обрабатываются вовремя и без задержек – ресторану нужно меньше ресурсов на ведение документооборота с поставщиками.
Проблема № 3. Ручной ввод данных
Кроме того, что ручной ввод занимает огромное количество времени (по нашим подсчетам, от 15 до 35 минут на документ), одна из проблем – человеческий фактор. Внимание бухгалтера при долгой работе ослабевает, строчки путаются, и вот на складе по документам уже числится 100 кг мяса вместо 10. В результате одна ошибка в учете может стоить владельцу круглой суммы и разборкой с поставщиком. Так, примерно в 7% вручную составленных документах совершаются ошибки.
Также помним, что первичка (первичная документация) поступает неравномерно – в конце месяца, квартала и года неизбежен завал, если система не автоматизирована. Нагрузка на бухгалтера возрастает, и некоторым ресторанам приходится отдавать часть задач на аутсорс, что ведет к дополнительным расходам.
А что будет, если внедрить ЭДО?
- В разы уменьшается время внесения информации (в среднем 5-10 минут на документ). Вместо ручного заполнения таблиц сотрудники будут проверять правильность загруженных данных и добавлять их в систему – проверка при ЭДО занимает 2-3 минуты;
- Ошибки исключены – сопоставление товаров поставщиков и номенклатуры ресторанов происходит автоматически;
- Контролировать закупочные цены станет проще – сервис отразит отклонение от прайса в момент приёмки товара;
- Отчетный период будет значительно мягче для бухгалтера, занятого преимущественно налоговыми документами, а не всем сразу.
Итог: Издержки на работу с первичкой сократятся, а бухгалтер станет эффективнее – вместо трудоемкой работы руками будет больше «работать головой».
Проблема №4. Отсутствие интеграции с «Честным знаком»
«Честный Знак» — система обязательной маркировки, которая защищает потребителей от некачественной продукции. В 2022 система коснется молочной продукции, упакованной воды и слабоалкогольных напитков, а к 2024 в России будет маркироваться до 90% всех товаров.
В новом году работать без маркировки будет сложно, если вообще возможно. Ресторан будет вынужден работать с поставщиками «в серую», что значительно снижает количество поставщиков и качество получаемых продуктов. Кроме того, за продажу немаркированной продукции придется заплатить штраф. Например, продажа немаркированной молочной продукции обойдется компании в сумму от 50 до 300 тысяч рублей с конфискацией товара.
Далеко не каждый бизнес выдержит такие потери, поэтому мы рекомендуем озаботиться вопросом маркировки в «Честном Знаке» до сентября 2022 года.
Подготовку к маркировке нужно начинать заранее, так как она требует времени и включает следующие шаги:
- Регистрация в системе «Честный знак»;
- Получение электронной подписи (УКЭП);
- Приобретение 2D-сканера для проверки продукции;
- Внедрение юридически значимого ЭДО – настройка занимает не один день, а он обязателен для работы по универсальным передаточным документам (УПД);
- Покупка или обновление ККТ – для продажи маркируемой продукции в розницу
Подробнее процесс подготовки к маркировке мы рассматривали в этой статье.
Итог: заранее продумав все этапы внедрения маркировки, вы обезопасите себя от необходимости ставить блюда в стоп-лист, использовать продукты без маркировки и нарваться на штраф или поиска поставщика для работы «в серую». И не будете терять деньги.
Проблема № 5. Поставщик товаров не работает в Меркурий/ЕГАИС
Важно проверять не только качество получаемого товара, но и оформление ветеринарных справок во ФГИС «Меркурий». Если ваш поставщик товаров животного происхождения не зарегистрирован в ФГИС «Меркурий», вы рискуете получить штрафы. Размер штрафов варьируется от самого минимального — 500 рублей для гражданского лица — до 700 000 рублей для юридических лиц. Ситуация при любом размере штрафа будет крайне неприятна, так как вы рискуете не только деньгами, но и государственной регистрацией.
Чтобы работа с товарами животного происхождения была налажена корректно, нужно:
- Проверить, зарегистрирован ли поставщик во ФГИС «Меркурий» на сайте Россельхознадзора. К сожалению, узнать, отправляет ли поставщик справки в систему, можно только по факту взаимодействия. Но вы все-таки сможете обезопасить себя перед тем, как начать сотрудничество.
- Освободиться от ручного ввода при гашении справок, чтобы избежать ошибок и экономить время. По нашим подсчетам, сеть из 10 ресторанов тратит на ручную работу в системе «Меркурий» до 60 минут в день или до 3 рабочих дней в месяц. Поставщик при этом тратит около 600 минут в день. Автоматизация позволяет выписывать все ВСД вовремя и автоматически, гарантирует отсутствие штрафов и экономит время обеих сторон.
То же применимо и для работы с поставщиками алкоголя: если вы или поставщик не зарегистрированы и не работаете в ЕГАИС, вас ждут огромные штрафы. За каждое нарушение юридическое лицо штрафуется на 200 000 - 500 000 руб. Чтобы обезопасить себя от потерь, нужно:
- Проверить, зарегистрирован ли поставщик в ЕГАИС – через УТМ послать запрос о контрагенте по его ИНН. Если в ответе указан FSRAR_ID клиента (ClientRegId), значит, он зарегистрирован в ЕГАИС.
- Наладить систематическую работу с документацией – автоматизировать процесс. Автоматизация позволяет в 2 клика принимать накладные и сдавать алкодекларации за 5 минут.
Итог: предварительная проверка поставщиков товаров животного происхождения и алкоголя и автоматизация работа в «Меркурии» и ЕГАИС поможет сэкономить время и избежать штрафов.
Как видите, большую часть проблем можно решить автоматизацией процессов, что позволит выстроить прозрачные отношения с поставщиками, сэкономить человеческие ресурсы, время и деньги. По нашему опыту, самые надежные поставщики максимально используют автоматизацию, чтобы работать быстро, качественно и без накладок. Чтобы сократить ваше время на поиск надежных поставщиков, предлагаем воспользоваться нашим списком «Топ-10 проверенных поставщиков от DocsInBox».
Комментарии