Без регулярной (не реже раза в месяц) инвентаризации сложно представить себе товарно-складской учет в общепите. Инвентаризация покажет реальные остатки товаров на складе, выявит злоупотребления со стороны персонала (если они есть), поможет эффективно управлять закупками. Как проводить эту важную процедуру в ресторане быстро и безболезненно? Конечно, с помощью iiko. Разберем основные правила.
Правило №1. Регулярность
Если проводить инвентаризацию в кафе или ресторане нерегулярно или раз в год, не стоит ждать от нее корректных результатов. Оптимальный интервал между проверками — один месяц. Удобно выбрать для этого, например, конкретное число в последнюю неделю месяца.
В iiko все параметры инвентаризации (что, где и когда считаем) можно настроить заранее. Кроме того, система отправит всем участвующим сотрудникам сообщения с напоминанием: так что у персонала точно не будет шансов случайно забыть об этом.
Документ об инвентаризации создается в системе учета в разделе меню «Товары и склады». Пошаговая инструкция здесь.
В облачной версии iikoWeb все документы инвентаризации будут доступны в приложении StoreOps (во вкладке «Склад» — «Инвентаризация»).
Правило №2. Порядок в документах
Перед началом проверки нужно понять, все ли текущие документы внесены в систему учета. К таким документам относятся приходные и расходные накладные, акты списания, акты переработки и т.д. Это вопрос ежедневной дисциплины и контроля сотрудников.
Правило №3. Назначить ответственных
При проведении инвентаризации в iiko можно четко распределить роли между сотрудниками. Каждый из них получает свои права доступа. Менеджер руководит процессом: может начать инвентаризацию, снять исполнителей с зон хранения, провести документ о завершении инвентаризации. Исполнители имеют право только на проведение инвентаризации: считают товар на складе и вводят данные в документ.
Правило №4. Маршрут и список товаров для инвентаризации
Чтобы персонал беспорядочно не метался по складу, подсчитывая остатки товаров, в iiko можно заранее прописать маршрут инвентаризации. В нем указываем, в какой части склада хранится тот или иной товар, и прописываем порядок обхода.
Пример. В первую очередь идем к холодильнику №1, где находятся фрукты и овощи. Затем двигаемся к месту хранения мяса и рыбы. После — считаем сухие продукты.
Заранее удобно подготовить и список товаров, чтобы каждый раз не набирать вручную названия одних и тех же позиций. Этот список используют не только для инвентаризации, но и в процессе закупок.
Списки товаров настраивают, выбирая в меню пункты «Склад» — «Списки товаров» — «Добавить».
В iiko можно проводить инвентаризацию для всех товаров и заготовок, для товаров из определенных категорий, групп или прайс-листа. Выбрать нужную подборку необходимо еще на стадии настройки инвентаризации.
Правило №5. Излишки и недостачи
При инвентаризации все излишки и недостачи вносятся в соответствующие счета. В системе учета также есть настройки для выбора счетов.
Кстати, если при инвентаризации выявляются расхождения, iiko может отправить сотрудникам соответствующие оповещения. Для запуска этой опции в общих настройках в разделе «Склад и инвентаризация» включают кнопки «Отправлять оповещения». А еще можно выбрать допустимые отклонения, при которых сообщения будут отправляться.
Вместо вывода
Когда вы проводите инвентаризацию в iiko не в первый раз, все настройки для нее можно скопировать из предыдущего процесса. После копирования есть возможность изменить какие-то из параметров.
Если у вас остались вопросы о том, как настроить или провести инвентаризацию в iiko, оставляйте свои контакты. Мы с удовольствием проконсультируем вас по этой теме.
Комментарии