Электронный документооборот (ЭДО) позволяет владельцам ресторанного бизнеса сделать взаимодействие с поставщиками проще, прозрачнее и быстрее. Однако с переходом на ЭДО связано много страхов: предприниматели боятся, что это сложно, дорого и неудобно. На основные вопросы о переходе на ЭДО на нашем недавнем вебинаре ответил представитель компании DocsInBox Илья Васильев.
1. Почему ЭДО лучше бумажных накладных?
У старого доброго бумажного документооборота есть несколько существенных минусов. А именно:
- По закону накладные нужно хранить в течение 5 лет. Если документы бумажные, под архив придется отвести отдельное помещение.
- Для содержания архива в порядке нужны ресурсы – это время и труд персонала.
- В бумажном документообороте не всегда можно быстро найти нужный документ.
- Бумажные накладные легко теряются и портятся.
- Если в накладную нужно внести изменения – готовьтесь к целому квесту.
ЭДО решает все эти проблемы, поскольку в распоряжении бизнеса оказывается электронный архив: документы можно хранить в любых объемах, они никогда не потеряются и легко найдутся за пару кликов в нужный момент. Но на этом плюсы электронного документооборота не заканчиваются:
- Автоматизация процессов (накладные сами отправляется в «Честный знак», алкодекларация формируются автоматически и т.д.);
- Снижается вероятность ошибки, практически исключен “человеческий фактор”;
- Корректное и своевременно взаимодействие с государственными надзорными органами;
- Экономия времени персонала и затрат на ФОТ;
- Снижение затрат на обработку бумажных документов, их печать и хранение, обслуживание офисной техники и расходные материалы.
2. Когда ресторанам нужно переходить на ЭДО?
- Отчетность по молочке и воде в «Честном знаке».для ресторанов перенесена на 1 декабря 2023 года, но к этому времени ЭДО уже должен быть полностью настроен. Не забывайте, что процесс перехода довольно сложный и требует времени — начинайте готовиться сейчас.
- Многие поставщики уже начали отчитываться в «Честном знаке» и призывают рестораны переходить на ЭДО поскорее. Причем иногда даже под угрозой отмены поставок.
- С ЭДО работает все больше крупных (и не очень) поставщиков: это позволяет им ускорить документооборот и сократить ФОТ. Это значит, что ваши потенциальные или действующие партнеры с большой вероятностью уже умеют работать с системой, и вам не придется убеждать их подключить ЭДО.
3. Сложно ли перевести ресторан на ЭДО?
Переход на электронный документооборот — процесс непростой. Для этого придется:
- договориться с поставщиками;
- настроить процессы внутри ресторана (от получения электронной подписи, обязательной для ЭДО, до соглашения о формате файлов с поставщиками);
- потратиться на выбранный сервис ЭДО;
- обучить сотрудников;
- пережить период адаптации с его неизбежными непредвиденными трудностями.
Однако этот процесс можно упростить с помощью экосистемы DocsInBox:
- В DocsInBox есть отдел, который помогает подключить поставщиков и выстроить с ними параллельные процессы.
- DocsInBox проводит обучение для команды ресторана: как ставить подпись, контролировать накладные и т.д.
- DocsInBox — это удобная работа в одном интерфейсе и простое взаимодействие с государственными системами контроля (“Честный знак”, ЕГАИС, “Меркурий”).
Как это устроено:
- Перед поставкой продуктов в ресторан накладная автоматически поступает в систему. Когда товар приехал, ресторану нужно оформить приемку в программе.
- Ресторан проверяет товары на соответствие данных, указанных в накладной (список товаров, количество, цена). Затем идет синхронизация маркированных товаров с «Честным знаком» и подписание в ЭДО (акт приемки или запрос на получение с последующим подтверждением). Этот процесс занимает несколько минут. При этом неважно, где установлена электронная подпись (товар может принять и бармен, и кладовщик).
- Накладная загружается автоматически в учетную систему (iiko, R_keeper, 1C и др.) – заносить информацию вручную не нужно.
Не знаете, как уйти от бумажного документооборота? Оставляйте заявку, чтобы подключить ЭДО безболезненно и быстро!
4. Что делать, если ресторан не готов к переходу на ЭДО прямо сейчас?
- Протестируйте демо-версию DocsInBox (об условиях можно узнать, оставив заявку на сайте). Это отличный способ получить первое представление о работе с ЭДО;
- Попробуйте подключить электронные накладные. Этот вариант подойдет для некоторых поставщиков (маленьких магазинов, рынков), которые не знают об ЭДО или не хотят с ним работать. Это более бюджетный и простой вариант, его легче ввести в работу, чем полноценный ЭДО.
Однако при работе с электронными накладными без ЭДО есть свои особенности:
- Понадобится бумажный дубликат документов;
- Такие электронные накладные не подходят для «Честного знака»;
- Они также будут недействительны в налоговой или суде.
Хотите попробовать в своем ресторане электронные накладные? Оставьте заявку по ссылке ниже, и мы поможем!
Комментарии