Глобально вся работа предприятий общепита в ЕГАИС сводится к двум главным действиям – приёмке накладных и списанию (реализации) вскрытой продукции. В этой статье мы расскажем о сроках и правилах приёмки, которым необходимо следовать, а также о сверке при приёмке накладной с крепким (маркируемым) алкоголем. Процесс этот технически и методологически необязателен (т.е. его не требует ни ЕГАИС, ни законы/приказы), но практика показывает: игнорировать его — себе дороже.
Сверка – это процесс сравнения штрихкодов фактических бутылок и штрихкодов в электронной накладной ЕГАИС. Требуется он потому, что поставщики, к сожалению, регулярно ошибаются и могут положить в вашу коробку чужую бутылку (а вашу бутылку, соответственно, в чужую коробку). Так как человеческий глаз пока не умеет расшифровывать двумерные штрихкоды, выявить такую ошибку можно только путём сканирования.
Казалось бы, раз ошибся поставщик, то и ответственность — его. Но, к несчастью, это не так. Обязанность проверки товара, который вы принимаете, лежит на вас; поэтому если вы «прозеваете» чужую бутылку в своей поставке и вовремя не обнаружите/исправите ошибку, то оштрафуют именно вас.
Проблема может прийти и без внезапных проверяющих. Если к отсутствию сверки прибавится ещё и безответственный бармен, забывший отсканировать «левую» бутылку и выкинувший её, вы не сможете сделать пересортицу (привязать свой штрихкод/отвязать чужой). И не сможете списать злосчастную бутылку с остатков, поскольку высока вероятность, что марку уже привяжет ваш более расторопный коллега, к которому уехала «ваша» перепутанная бутылка. В таком случае неизбежен штраф или предупреждение (если органы проявят к вам милосердие).
Чтобы не уповать на настроение третьих лиц – делайте сверку. Сканируйте каждую бутылку!
И тут мы подходим к вопросу из заголовка статьи: сканировать штрихкод коробки (как предлагают некоторые «автоматизаторы») нет абсолютно никакого смысла. Этот функционал, к сожалению, не более чем маркетинговый ход. Штрихкод коробки никаким «магическим» образом не связан с фактическими марками бутылки, т.е. он запросто может оказаться верным, а бутылка внутри при этом – «левой». И выявит это только сканирование самой бутылки.
Эта функция с коробками актуальна только для оптовиков, у которых бешеные обороты и есть смысл выявлять ошибки сразу по коробкам. Но для ресторанов и баров сканирование коробки не имеет никакого смысла и дает лишь ложное чувство успокоения.
Поэтому еще раз: сканируйте каждую бутылку. Без сверки принять накладные можно, но важно знать, что есть риск пересортицы. Чтобы его устранить, нужно делать помарочную инвентаризацию, этот функционал поддерживает любая современная система автоматизации.
Разберёмся также с новыми сроками приёмки товарно-транспортных накладных (ТТН). Согласно приказу Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 (№ 397), подтверждение в ЕГАИС должно быть отправлено в ТОТ ЖЕ день, когда вы осуществили приёмку по факту. Т.е. дата приёмки в бумажной накладной должна совпадать с датой отправки ответа (подтверждения/отказа) в ЕГАИС.
Важно: не путайте дату накладной (которая указана в т.ч. и в ЕГАИС) и дату фактической приёмки.
Пример: 17 мая к вам из другого города выехала фура с товаром, приехала на следующий день, и 18 мая вы сделали фактически приёмку. Значит, в ЕГАИС подтверждение необходимо отправить 18.05. Если отправите в другой день – будет нарушение.
Уже есть прецеденты со штрафами – проверяющие запрашивали бумажные накладные, смотрели там дату фактической приёмки, сравнивали с ЕГАИС, видели несоответствие и за это наказывали. Поэтому, если ваши бизнес-процессы не предусматривают выполнение этого требования, стоит озадачиться их доработкой, чтобы не попасть на штраф.
Из хороших новостей – государство сейчас рассматривает поправки к приказу №397. В том числе обещает смягчить сроки по накладной: вместо «в течение рабочего дня» будет «не позднее следующего рабочего дня». Ждём этой поправки в сентябре 2021 года. Но до сентября (а, может, и дольше) будет работать строгая формулировка. Не забывайте об этом!
В ближайшее время представители BARLANE проведут на нашей площадке вебинар по новому декларированию по остаткам ЕГАИС и по срокам отмены второго регистра. Следите за новостями!
Читайте также:
Комментарии