Оцифровка учета в ресторане

Отсутствие единой стратегии ресторанной сети порождает лоскутный подход к выбору инструментов: разные подразделения компании не согласованно выбирают разные сервисы для решения своих конкретных задач. В результате, компания получает набор инструментов, которые никак не связаны и не могут быть связаны между собой, нет единого номенклатурного классификатора, чтобы анализировать продажи, а управленческий учет в Excel собирается руками «незаменимым» человеком. И это далеко не все вытекающие при таком подходе проблемы, при чем встречаются они в сетях с оборотом до 2,5 млрд. руб.

В этой статье мы расскажем тебе о правильном подходе к цифровизации ресторанного проекта, приведем пример карты цифровой платформы и сервисов, которые стоит в нее включить.

В ресторанном бизнесе, как и в любом другом, важны цели. Они, как правило, сводятся к зарабатыванию денег и их дальнейшему приумножению. Чтобы понимать, как близко ты подобрался к своим целям, тебе нужно уметь считать деньги, получать максимум от проекта. Такое возможно только при правильной цифровизации проекта.

Цифровизация – это изменение бизнес-модели компании за счет внедрения инновационных информационных технологий (машинное обучение, BIG-дата и т.д.). Иными словами – это построение цифровой платформы ресторана с набором необходимых сервисов. Собирать цифровую платформу лучше еще до открытия заведения, чтобы цифры аккумулировались в системе с самого начала.

Что происходит, когда нет цифровой платформы в ресторане? Хаос:

1 Нет единого номенклатурного классификатора – нет возможности анализировать продажи.

2 Несколько баз с продажами без единого хранилища информации.

3 Управленческий учет в XLS собирается руками незаменимым человеком.

4 Заявки на расход ДС, платежный календарь, БДДС в XLS или нет вовсе.

5 Раздутые службы калькуляторов и товароведов.

6 Нет информации о гостях.

7 Ручной документооборот с поставщиками.

8 Разрозненная сеть мессенджеров для внутрикорпоративной коммуникации.

9 Разрозненная сеть облачных хранилищ для корпоративной документации (регламенты и чек-листы).

В чем суть цифровизации.

Оцифровка учета в ресторане предполагает организацию системы взаимосвязанных сервисов для выстраивания единого информационного поля и эффективного взаимодействия сотрудников ресторана, гостей, производителей сервисов (вендоров) и их сотрудников.

Условно мы делим сервисы на 4 группы:

Финансы Сервисы для автоматизации продаж, товарно-складского, управленческого и бухгалтерского учета в ресторанах. iiko, БИТ.Финанс, R-keeper, Poster, 1C, Qlick, Power Bi	Гости Сервисы для сбора информации и налаживания взаимоотношений с гостями. ReMarked, CRM Pro, Plazius, iikoCard, фабрика, Пластек, мобильное приложение
Сотрудники Сервисы для стандартизации и оптимизации работы сотрудников заведения. МД Аудит, Mojoform, Bitrix 24, ServiceInspektor, I Auditor, Pyrus	Поставщики Сервисы для автоматизации документооборота. DocsInBox, MixCard, Контур

Подробнее о каждом блоке.

Оцифровка финансового блока предполагает внедрение сервисов, которые помогают корректно настроить и вести управленческий, товарно-складской и бухгалтерский учет. Иначе мы называем это автоматизацией учета ресторана. Для одиночных заведений обычно достаточно системы iiko. Там реализованы блок управленческого учета, возможность вести расчет сотрудников, есть интеграция с бухгалтерскими программами 1С. Результатом такой цифровой трансформации будут корректные данные для последующего принятия решений о развитии заведения. В сетевых проектах регистрация продаж и управленческий учет реализуются в разных интегрированных между собой системах.

Цифровизация взаимоотношений с гостями предполагает использование сервисов, которые, прежде всего, корректно интегрируются с уже имеющимися учетными системами. Данные решения помогают собирать информацию о гостях, сегментировать их по различным критериям, выстраивать коммуникацию с ними и анализировать эффективность активностей. Причем цифры, которые мы получаем в отчетах учетной системы, не должны отличаться от тех, которые мы видим в сервисах, предназначенных для автоматизации работы с гостями. Как правило, такими сервисами являются системы лояльности и CRM-системы для ресторанов.

Перенос работы с поставщиками в цифровое пространство предполагает автоматическое формирование заказов и их отправку, прием накладных в электронном виде, автоматическое гашение ветеринарных справок, формирование алкодекларации на основании имеющихся в системе данных. Т.е. максимальное сокращений ручных операций при работе с поставщиками.

Взаимодействие и контроль работы сотрудников сводятся к организации единого информационного пространства, где отражаются правила и регламенты, чек-листы, стандарты и другая корпоративная информация.

Что нужно, чтобы организовать цифровую платформу ресторана.

1. Создать рабочую группу по цифровой платформе.

Данная рабочая группа будет обсуждать необходимость введения сервисов в работу, а также контролировать ход их внедрения. В группу необходимо включить не только сотрудников заведения, но и представитилей компании, которая занимается внедрением.

2. Ввести в практику регулярные встречи с рабочей группой для расстановки приоритетов.

В процессе создания цифровой платформы нужно будет решать текущие вопросы внедрения и интеграции сервисов, важных для различных отделов: отдела маркетинга, финотдела, бухгалтерии и т.д.

3. Создать и постоянно актуализировать документ "Цифровая стратегия".

Этот документ будет отражать текущее состояние и дальнейшее развитие цифровой платформы заведения.

В следующей статье мы расскажем о том, как выбрать и как настроить сервисы цифровой платформы.