Обычно закупками в ресторане заведует бухгалтер/шеф-повар, а собственник начинает уделять им внимание только в тот момент, когда видит в месячных отчетах совсем не тот фудкост, который хотел. Попросили бухгалтера и технолога Лиану Алейникову дать несколько советов о закупках в ресторане, которые помогут собственникам и управляющим держать процесс под контролем и не терять на нем деньги.
1. Регулярно прозванивайте поставщиков и сравнивайте цены.
Часто бывает, что шеф-повар заказывает все у одного поставщика — ему это проще, чем обзванивать разные фирмы, сравнивать цены и потом составлять заявки нескольким продавцам. Хотя если потратить на это хотя бы две-три недели — пообзванивать разных поставщиков, пообщаться и сравнить цены — то они сами будут больше расположены предлагать более выгодные условия. Потому что они увидят, что вы разбираетесь в ситуации и следите за фудкостом.
2. Делайте заявки раз в неделю.
Многие повара скажут, что это невозможно — но на практике предприятия прекрасно работают по этой системе. Понятно, что некоторые продукты придется закупать чаще (например, овощи и зелень). Но закупки раз в неделю позволят видеть реальный фудкост (вы сразу заметите, если продукты подорожали или подешевели). На заявки будет тратиться меньше времени, а блюда будут реже попадать в стоп-лист. Кроме того, реже будут возникать ситуации, когда сотрудники берут деньги из кассы, чтобы сбегать в магазин за закончившимся продуктом. От этого скачет и фудкост, и качество блюд (не говоря уже о том, что это создает опасность злоупотребления).
Совет: повесьте на кухне большую доску и в течение недели выписывайте на нее товары, которые заканчиваются. В понедельник скидывайте заявку бухгалтеру-калькулятору (если ее не делает сам шеф-повар).
3. Не принимайте товар по повышенной цене/не тот, что заказывали.
Бывает, что поставщик повышает цены, не предупреждая об этом ресторан. Хотя это запрещено и законом, и договором. В этой ситуации ресторан имеет полное право вернуть товар, хотя на практике заведения редко им пользуются.
И все-таки хотя бы пару раз отказаться стоит: после этого поставщик будет всегда предупреждать о повышении цен и других изменениях.
4. Создайте чат по закупкам.
Добавить в него поставщиков, шефа/су-шефа, бухгалтера и директора. Это снимет множество вопросов о том, «почему такой фудкост». Директор не ходит по рынкам и не следит за ценами, и его может шокировать цена в 900 рублей за килограмм говядины. Чат сделает процесс закупок прозрачным и избавит всех от неприятных неожиданностей: кухня делает заявку, поставщик скидывает накладную: бухгалтер сразу ее видит, а директор понимает, за сколько купили товар.
5. Не завязывайте процесс закупок на одном человеке.
Нельзя, чтобы один человек выбирал поставщиков, делал заявки, ставил печати и проводил оплаты. Если у вас маленькое заведение и распределить это обязанности между разными сотрудниками не представляется возможным, — обратитесь к предыдущему пункту: создайте чат, в котором все сразу будут видеть заявку, накладную, приход и оплату.
6. Проводите аудиты.
Некоторые вещи сложно заметить даже при регулярных инвентаризациях. Например, если кто-то «поколдовал» с ТТК и указал в них завышенный процент потерь на горячую и холодную обработку (о подобном случае рассказывается в истории из этой подборки). Поэтому хорошо, если ваш ТСУ время от времени будет проверять внешний аудитор.
Например, наши инженеры. Если хотите узнать подробнее и записаться на аудит в «Лемму» — оставьте заявку.
Комментарии