В первой статье про электронный документооборот в ресторане мы рассмотрели плюсы и минусы самой популярной в России системы – DocsInBox. Теперь рассмотрим, какие преимущества и недостатки есть у ее основных конкурентов.
MixCart
Данная система развивалась противоположным от DocsInBox способом и позиционировалось как решение для электронных заказов поставщикам. Программа также работает в браузере, и все данные хранятся в облаке. Постоянно соревнуются с DocsInBox. Насколько успешно у них выходит, лучше всего могут оценить сами пользователи.
Как это работает?
Ресторан делает в MixCart онлайн-заявку на закупку поставщику. Поставщик привозит товар, а затем на основании этой же созданной заявки ресторан создает свою накладную. Особенность в том, что без заявки на закупку накладную получить нельзя, т.к. по факту ты сам ее набираешь во время заказа. Разработчики это называют «автоформированием накладной», что хорошо звучит в презентации для продаж. Также есть функция сопоставления номенклатуры и работы с номенклатурой ресторана.
Преимущества:
Поскольку программа ориентирована на электронные закупки, то в первую очередь реализован функционал, позволяющий контролировать закупочные процессы.
- Поставщики сами загружают прайс-листы, можно сравнивать цены среди тех поставщиков, с которыми вы работаете. Можно сразу класть нужный товар из прайса в корзину и заказывать, ничего не потеряется.
- Можно вести аналоги продуктов по каждой товарной категории.
- Для сети ресторанов можно создавать заявки на закупку из разных точек, а затем собирать в один заказ.
- Система позволяет выстроить работу с заказами и остатками на складах, исключая ошибки при заказах по телефону/почте/на бумаге.
- Есть включенный блок работы с ГИС «Меркурий» для гашения ВСД.
- Также можно организовать юридически значимый документооборот с поставщиками.
- Очень существенный, но недолговечный плюс: до конца 2020 года можно подключиться за 0 рублей.
- В 2021 году готовится масштабное обновление.
Минусы:
- Всё те же поставщики. Их в базе MixCart значительно меньше, чем в DocsInBox, и не все, кто есть, регулярно обновляют свои прайс-листы.
- Нельзя получить накладную, если не сделал заказ в электронном виде или не уговорил поставщика прислать его в Excel.
- Если поставщик привез не то, что ты заказывал, сначала нужно изменить сам заказ, чтобы потом сформировать правильную накладную.
- Стабильность интеграции с другими ресторанными системами, бывает, дает сбой.
Chuser
Ещё одно решение для ресторанов, которое позиционируется как автоматизация системы закупок. Система развивается именно в качестве помощника для оптимизации закупок.
Как это работает?
Ресторан размещает онлайн-заказы поставщику, подключенному к Chuser, и может от него получать накладные в электронном виде. За счет базы подключенных поставщиков контролируешь цены и исполнение самого заказа. Также разработчики обещают, что при заказе можно выбрать товар по самой оптимальной цене у утвержденных вами поставщиков.
Преимущества:
- Много аналитики по закупкам - в картинках, в цветных графиках, крутите, как хотите. Если есть человек, который будет все это смотреть - наверняка интересно.
- Графический отчет по динамике цен на товары. Можно настроить, чтобы закупщику приходили отчеты автоматически при каких-то нарушениях.
- Отдельно предлагают подписаться на индекс цен и отслеживать цены на рынке поставщиков.
- Можно сравнивать цены поставщиков (но опять же только тех, которые есть в системе Chuser).
Минусы:
- База поставщиков ограничена.
- Если вашего поставщика нет в системе, то накладную вы не получите. Chuser предлагает в этом случае сканировать накладную и отправлять им, тогда они введут ее руками. Но сам процесс сканирования накладных, а потом ожидания их обработки приводит к тому, что бухгалтеру становится проще внести сразу все вручную.
- При этом нет возможности уйти от бумажных накладных совсем (нельзя подписывать накладные с помощью ЭЦП). Все-таки Chuser больше про закупки, чем про избавление от бумажной волокиты.
«Контур.Диадок»
Данное решение стоит немного особняком от всех остальных, поскольку сама компания «Контур» является большим игроком на рынке цифровых услуг, но при этом не разрабатывает свой продукт специально под рестораны. Это порождает свои особенности в использовании сервиса.
Как это работает?
В первую очередь, «Контур.Диадок» является юридически значимым документооборотом между контрагентами. Т.е. полностью исключает бумажные носители, если оба контрагента подключены к «Контуру».
Электронный документооборот от «Контура» пользуется большой популярностью у бухгалтеров, работающих на «1С», поскольку интеграция с «1С» является типовой и устанавливается достаточно быстро. Бухгалтер из «1С» может отправлять и получать оригиналы документов за несколько секунд. Для этого нужен будет ключ КЭП (квалифицированная электронная подпись) для подписания документов.
Обмен документами проходит через веб-интерфейс «Диадока», где у документов есть разные статусы.
Преимущества:
- Существенная (и грандиозная по масштабам) экономия времени на отправку и получение бумажных экземпляров документов. Больше не нужно тратить деньги на курьеров, «Почту России» и звонки контрагентам, чтобы потом вернуть свои документы.
- Возможность контролировать статусы документов и не бояться, что что-то потеряется.
- Разные права доступа для сотрудников, выше безопасность.
- Легкий поиск нужного документа.
Минусы
- Самый большой минус, который не дает «Контур.Диадоку» с легкостью завоевать весь ресторанный рынок, - отсутствие готовой интеграции с ресторанными программами. «1С» используют бухгалтеры для налоговой отчетности, а накладные от поставщиков нам нужны оперативно и для управленческого учета. «1С» редко используется в ресторанах как основная система товарно-складского учета, поэтому теряется весь смысл скорости получения документов.
- Второй существенный минус состоит в том, что, несмотря на большую базу поставщиков, это поставщики из разных бизнес-сфер, которые никак не связаны с ресторанами.
- Третий минус вытекает из этого же факта. «Контур» развивается, не учитывая ресторанную специфику - вычерки, изменения номенклатуры, приемки документов на торговых точках и т.д. Для того, чтобы работать с ЕГАИС или ГИС «Меркурий», надо приобретать другие модули, которые не связаны между собой, нет единого рабочего окна.
Выбирая решение для электронного документооборота, следует исходить из задач вашего ресторана. Для чего вам нужно, чтобы накладные были электронными?
Может, чтобы один бухгалтер мог вести несколько заведений? Или чтобы вы могли формировать управленческие отчеты в онлайн-режиме, а не ждать месяц, пока всё внесут? Или вы посчитали, что теряете много средств на хаотичном процессе закупки?
В первую очередь определитесь с тем, что вы хотите получить от системы электронного документооборота. И тогда расходы на нее станут действительно выгодным вложением.
Читайте также:
Комментарии