Правильно разработанный и внедренный финансовый учет в предприятии питания – это ключ к успеху! К сожалению, у собственников заведений, как правило, очень много рутинной работы и их в большей степени и в первую очередь интересует выручка. И только когда выручки не хватает на оплату долгов, собственник понимает – что-то идет не так.
В последние два года ко мне обращаются не только мои знакомые управляющие кафе, но и собственники, которые держат предприятия питания не один год. Первый вопрос, который я задаю: «Как часто в вашем предприятии проводится инвентаризация, и кто за это отвечает?»
Аудиты предприятий питания я всегда начинаю именно с проведения инвентаризаций и сравниваю их с прошлым месяцем. Задача инвентаризации состоит не только в выявлении излишков и недостач, но и в том, чтобы найти и исключить причины их возникновения. Управление предприятием питания любого формата основывается на данных. Если данные не точные, то и управление не может быть достоверным. Данные ресторана – это информация об остатках, ТТК, закупочных и розничных ценах, задолженности по контрагентам, информация о бонусных программах и еще много чего. Все это хранится, обрабатывается и собирается в одной программе, где и ведется основной учет. Поэтому нам жизненно важно сделать так, чтобы данные в вашей учетной программе были максимально точными.
Сегодня мы поговорим про товарный учет и инвентаризацию – фундамент учета в предприятии питания, а также обсудим основные причины отклонений и методы борьбы с ними.
В общем случае инвентаризация – это проверка наличия имущества ресторана путем сверки фактических данных с данными учета. Поэтому отклонения могут быть двух основных типов – ошибки в учёте и фактические недостачи или излишки. К сожалению, в большинстве случаев ошибки есть и там, и там, аудитору приходится находить истину, распутывая этот клубок ошибок.
Для этого необходимо предпринять следующие шаги:
- Убедиться, что все актуальные приходные и расходные документы учтены в системе: приходные накладные от поставщиков приняты и проверены, все исправления в них согласованы и отражены в системе. Для этого следует запросить акты сверок по поставщикам.
- Учтены все отчеты о продажах, все списания и перемещения товаров между складами, производством и баром.
- Внутреннее производство и подготовка полуфабрикатов отражены документами «Выпуск продукции».
- Проверить, что в системе используются актуальные технико-технологические карты, соответствующие сезонным нормам расхода и актуальному меню.
- Убедиться, что сотрудники строго следуют ТТК. Всегда и все. Проверять это нужно регулярно, планово или внезапно. Помните, что ошибки в ТТК и их исполнении – самая частая причина отклонений реальных данных от учетных.
- Редактирование документов прошлых периодов закончено и запрещено, учетный период закрыт, все движения документов и граница их последовательности соответствуют текущей дате.
- При проверке нужно помнить, что учетная система – как фотография. Она статична и фиксирует реальную действительность на какой-то момент времени. Введенные в систему документы или проведенные операции изменяют ее, сдвигая по времени вслед за реальностью. При проведении инвентаризации нужно сверять фактические остатки.
- Нужно так спланировать закупки, чтобы поставщики приехали раньше инвентаризации, кухня заранее заготовила чуть больше полуфабрикатов, бар заранее сделал запас алкоголя, – это минимизирует внутренние перемещения.
- Важно пересчитывать, перевешивать остатки круп, мяса, определять объем вскрытого алкоголя. Заранее проверить, как заносятся остатки в программу, их нужно переводить из брутто в нетто, литры в миллилитры, что будут считать в штуках, а что в килограммах. Это поможет оперативно занести полученные данные в систему учета и получить точные результаты инвентаризации в короткий срок.
- Результатом инвентаризации будет список расхождений планового (расчетного) количества товара на кухне и на складах от фактического, пересчитанного участниками инвентаризации. Чтобы удобнее было вносить фактические остатки, товары в документе должны располагаться в той же последовательности, что и в инвентаризационных описях, это поможет быстро вводить данные по количеству, последовательно двигаясь по списку. Кроме наименования в описи должен быть код товара, по которому, в случае вопросов, можно быстро идентифицировать нужную позицию.
Анализ результатов инвентаризации.
Задача инвентаризации – не только выявлять излишки и недостачи, но и находить и исключать причины их возникновения.
Среди основных причин можно выделить несколько самых распространенных:
- Воровство персонала.
Наиболее частая причина, которую часто прикрывают сложностью учета, качеством продуктов, невнимательностью сотрудников. Часто за всем этим стоит банальное воровство, прикрываемое отговорками, – «я забыла занести данные», «я перепутала», «я не подумала» и т.д. Все это сказать гораздо проще, чем «я сделала это специально».
- Технологические проблемы с оборудованием и помещениями.
Неправильные температурные режимы, испорченные инструменты, недостаток места – все это приводит к превышению норм расхода продуктов, повышенному списанию из-за порчи и брака и, как результат, – недостачам. В системе очень сложно отразить, что из-за тупого ножа слайсера при нарезке естественная убыль вместо 0,1 % может дойти до 1-2 %. Или из-за тесной кладовой продукты хранили не на полках, а «навалом» на полу, что привело к их порче.
- Несоблюдение технологического процесса.
Ранее уже упоминалось, что если повар при приготовлении не соблюдает ТТК, то это приводит к расхождению реальных данных о расходе продуктов с учетными. Но важно понимать, почему это происходит. Есть ли возможность у вашего сотрудника четко следовать рекомендациям ТТК? Каким образом он отмеряет сырье? В своей практике я часто вижу, что повара работают без весов, оправдывая свои действия глазомером, а это за месяц работы приводит к недостаче, и очень сложно понять, украли продукт, неправильно оприходовали или забыли списать.
Бывает и другая ситуация, когда имеет место сговор, при котором в ТТК намеренно завышают нормы расхода продукта, что приводит к образованию излишков, которые в свою очередь выводят через поставщиков и превращают в живые деньги. Плановая инвентаризация не покажет такой излишек, потому что при сговоре сотрудники успеют подготовиться к ревизии и вывести излишки до пересчета.
- Сложность процесса учета и недостаток контроля.
Когда инвентаризации проводятся редко, данные хранятся в разных учетных системах, остатки неактуальны, накладные заносятся с задержкой в несколько дней – все это приводит к практической невозможности правильного оперативного контроля за работой предприятия питания. Следствием такого учета становится невозможность оперативно разобраться в результатах инвентаризации. Бардак в учете в первую очередь выгоден тем, кто уже ворует или только планирует воровать в вашем ресторане.
Я рекомендую каждому руководителю предприятия питания:
- Иногда участвовать в инвентаризации лично.
- Контролировать, как часто меняются поставщики и с какими ценами и качеством они заходят к вам.
- Ежемесячно анализировать ДДС.
- Анализировать отчеты по прибылям/убыткам.
Если у вас вдруг остались вопросы по теме, напишите в комментариях. А я продолжу дальше рассказывать о тайне желтого чемоданчика, в котором храню весь свой накопленный опыт, наработки за 20 лет в сфере гостеприимства. Ваш добрый «семейный» ресторанный консультант Наталья Окань.
Советуем к изучению:
Комментарии