Инвентаризация и товарный учет – финансовый фундамент предприятия питания
Учет

статья

Инвентаризация и товарный учет – финансовый фундамент предприятия питания

19 нояб. 2020
123
0 дочитываний
5 мин

Правильно разработанный и внедренный финансовый учет в предприятии питания – это ключ к успеху! К сожалению, у собственников заведений, как правило, очень много рутинной работы и их в большей степени и в первую очередь интересует выручка. И только когда выручки не хватает на оплату долгов, собственник понимает – что-то идет не так.

В последние два года ко мне обращаются не только мои знакомые управляющие кафе, но и собственники, которые держат предприятия питания не один год. Первый вопрос, который я задаю: «Как часто в вашем предприятии проводится инвентаризация, и кто за это отвечает?»

Аудиты предприятий питания я всегда начинаю именно с проведения инвентаризаций и сравниваю их с прошлым месяцем. Задача инвентаризации состоит не только в выявлении излишков и недостач, но и в том, чтобы найти и исключить причины их возникновения. Управление предприятием питания любого формата основывается на данных. Если данные не точные, то и управление не может быть достоверным. Данные ресторана – это информация об остатках, ТТК, закупочных и розничных ценах, задолженности по контрагентам, информация о бонусных программах и еще много чего. Все это хранится, обрабатывается и собирается в одной программе, где и ведется основной учет. Поэтому нам жизненно важно сделать так, чтобы данные в вашей учетной программе были максимально точными. 

Сегодня мы поговорим про товарный учет и инвентаризацию – фундамент учета в предприятии питания, а также обсудим основные причины отклонений и методы борьбы с ними.
В общем случае инвентаризация – это проверка наличия имущества ресторана путем сверки фактических данных с данными учета. Поэтому отклонения могут быть двух основных типов – ошибки в учёте и фактические недостачи или излишки. К сожалению, в большинстве случаев ошибки есть и там, и там, аудитору приходится находить истину, распутывая этот клубок ошибок.

 Для этого необходимо предпринять  следующие шаги:

  1. Убедиться, что все актуальные приходные и расходные документы учтены в системе: приходные накладные от поставщиков приняты и проверены, все исправления в них согласованы и отражены в системе. Для этого следует запросить акты сверок по поставщикам.
  2. Учтены все отчеты о продажах, все списания и перемещения товаров между складами, производством и баром.
  3. Внутреннее производство и подготовка полуфабрикатов отражены документами «Выпуск продукции».
  4. Проверить, что в системе используются актуальные технико-технологические карты, соответствующие сезонным нормам расхода и актуальному меню.
  5. Убедиться, что сотрудники строго следуют ТТК. Всегда и все. Проверять это нужно регулярно, планово или внезапно. Помните, что ошибки в ТТК и их исполнении – самая частая причина отклонений реальных данных от учетных.
  6. Редактирование документов прошлых периодов закончено и запрещено, учетный период закрыт, все движения документов и граница их последовательности соответствуют текущей дате.
  7. При проверке нужно  помнить, что учетная система – как фотография. Она статична и фиксирует реальную действительность на какой-то момент времени. Введенные в систему документы или проведенные операции изменяют ее, сдвигая по времени вслед за реальностью. При проведении инвентаризации нужно сверять фактические остатки. 
  8. Нужно так спланировать закупки, чтобы поставщики приехали раньше инвентаризации, кухня заранее заготовила чуть больше полуфабрикатов, бар заранее сделал запас алкоголя, – это минимизирует внутренние перемещения.
  9. Важно пересчитывать, перевешивать остатки круп, мяса, определять объем вскрытого алкоголя. Заранее проверить, как заносятся остатки в программу, их нужно переводить из брутто в нетто, литры в миллилитры, что будут считать в штуках, а что в килограммах. Это поможет оперативно занести полученные данные в систему учета и получить точные результаты инвентаризации в короткий срок.
  10. Результатом инвентаризации будет список расхождений планового (расчетного) количества товара на кухне и на складах от фактического, пересчитанного участниками инвентаризации. Чтобы удобнее было вносить фактические остатки, товары в документе должны располагаться в той же последовательности, что и в инвентаризационных описях, это поможет быстро вводить данные по количеству, последовательно двигаясь по списку. Кроме наименования в описи должен быть код товара, по которому, в случае вопросов, можно быстро идентифицировать нужную позицию.

 

 

 Анализ результатов инвентаризации.

Задача инвентаризации – не только выявлять излишки и недостачи, но и находить и исключать причины их возникновения. 

Среди основных причин можно выделить несколько самых распространенных:

  1. Воровство персонала.
    Наиболее частая причина, которую часто прикрывают сложностью учета, качеством продуктов, невнимательностью сотрудников. Часто за всем этим стоит банальное воровство, прикрываемое отговорками, – «я забыла занести данные», «я перепутала», «я не подумала» и т.д. Все это сказать гораздо проще, чем «я сделала это специально».
     
  2. Технологические проблемы с оборудованием и помещениями.
    Неправильные температурные режимы, испорченные инструменты, недостаток места – все это приводит к превышению норм расхода продуктов, повышенному списанию из-за порчи и брака и, как результат, – недостачам. В системе очень сложно отразить, что из-за тупого ножа слайсера при нарезке естественная убыль вместо 0,1 % может дойти до 1-2 %. Или из-за тесной кладовой продукты хранили не на полках, а «навалом» на полу, что привело к их порче.
     
  3. Несоблюдение технологического процесса.
    Ранее уже упоминалось, что если повар при приготовлении не соблюдает ТТК, то это приводит к расхождению реальных данных о расходе продуктов с учетными. Но важно понимать, почему это происходит. Есть ли возможность у вашего сотрудника четко следовать рекомендациям ТТК? Каким образом он отмеряет сырье? В своей  практике я часто вижу, что повара работают без весов, оправдывая свои действия глазомером, а это за месяц работы приводит к недостаче, и очень сложно понять, украли продукт, неправильно оприходовали или забыли списать.
    Бывает и другая ситуация, когда имеет место сговор, при котором в ТТК намеренно завышают нормы расхода продукта, что приводит к образованию излишков, которые в свою очередь выводят через поставщиков и превращают в живые деньги. Плановая инвентаризация не покажет такой излишек, потому что при сговоре сотрудники успеют подготовиться к ревизии и вывести излишки до пересчета.
     
  4. Сложность процесса учета и недостаток контроля.
    Когда инвентаризации проводятся редко, данные хранятся в разных учетных системах, остатки неактуальны, накладные заносятся с задержкой в несколько дней – все это приводит к практической невозможности правильного оперативного контроля за работой предприятия питания. Следствием такого учета становится невозможность оперативно разобраться в результатах инвентаризации. Бардак в учете в первую очередь выгоден тем, кто уже ворует или только планирует воровать в вашем ресторане. 

 

Я рекомендую каждому руководителю предприятия питания: 

  1. Иногда участвовать в инвентаризации лично.
  2. Контролировать, как часто меняются поставщики и с какими ценами и качеством они заходят к вам.
  3. Ежемесячно анализировать ДДС.
  4. Анализировать отчеты по прибылям/убыткам.


Если у вас вдруг остались вопросы по теме, напишите в комментариях. А я продолжу дальше рассказывать о тайне желтого чемоданчика, в котором храню весь свой накопленный опыт, наработки за 20 лет в сфере гостеприимства. Ваш добрый «семейный» ресторанный консультант Наталья Окань.
 

Советуем к изучению:


Комментарии

Чтобы оставить комментарий,
авторизуйтесь