Электронный документооборот в ресторане, часть 1. DocsInBox – плюсы и минусы
Учет
Обзоры

статья

Электронный документооборот в ресторане, часть 1. DocsInBox – плюсы и минусы

21 дек. 2020
569
0 дочитываний
4 мин

Цифровизация процессов в нашем обществе все больше и больше ведет к тому, что привычные бумажки заменяются, упраздняются и исчезают благодаря новым технологиям. Бумажный документооборот – это известный пожиратель времени. Причем настолько прожорливый, что ради него могут создаваться целые отделы. Есть даже шутка: посади одного бухгалтера, и вокруг него тут же образуется ещё 10, если дело связано с бумагами.

Бумажные накладные и акты сверок могут напрямую влиять на размер фонда оплаты труда. Чем больше документооборот, тем больше приходится нанимать человек, чтобы за ним уследить. А большой объем работы с документами неминуемо ведет к ошибкам. Просто человеческий фактор: посмотрел не на ту строчку, вычеркнул не ту цифру и т.д.

Ручной ввод данных в эру электронных сервисов выглядит пренебрежением к современным правилам эффективной работы: получать больше, вкладывая меньше времени и средств. Некоторые руководители, правда, ещё пытаются удержаться за такую позицию: «Я плачу бухгалтеру зарплату, мне все равно, сколько времени она тратит на внесение накладных». Но если раньше кто-то еще мог позволить себе такое халатное отношение к своим ресурсам, то сейчас, в условиях, близких к военному положению, когда все силы брошены на спасение бизнеса, оптимизация процессов может стать уже вопросом выживания.

Не остается в стороне и государство, которое также (пусть и насильно) внедряет цифровые технологии в привычные процессы ресторана. Конечно, автоматизация со стороны государства внедряется для усиления контроля за теми сферами, где был простор для махинаций. Еще пять лет назад никто не мог поверить в существование ЕГАИС, в то, что мы будем отчитываться о продаже каждой бутылки алкоголя. Но сейчас каждый ресторатор знает: если хочешь продавать алкоголь, то нужно быть подключенным к системе ЕГАИС и принимать накладные с алкоголем в электронном виде. 

Не менее бурное сопротивление вызвала и государственная система контроля электронных ветеринарных сертификатов – «Меркурий». Но только теперь все ветеринарные сертификаты, даже на молоко для кофе, стали электронными. Бумажные накладные, бумажные сертификаты навсегда уходят в прошлое.

Поэтому мы решили составить краткий обзор наиболее популярных систем электронного документооборота, которые могут существенно облегчить жизнь ресторатора. И сохранить наш многострадальный лес.

Начнем с одной из самых популярных в России систем – DocsInBox.

Как это работает? 

DocsInBox – это облачное решение, которое является документопроводом между поставщиком и рестораном. Открывается программа в браузере и выглядит дружелюбно. Для обучения бухгалтеру хватит и часа (конечно, если он не считает TeamViewer иноземным захватчиком). 

При подключении к DocsInBox поставщик выгружает туда накладные из своей учетной системы с помощью специальной обработки (бесплатной для него). А ресторан забирает эти накладные в электронном виде сразу в свою учетную систему. Т.е. вместо утомительного ручного ввода накладная одним нажатием кнопки бухгалтера улетает сразу в учетную базу.
 
Поскольку DocsInBox разрабатывалась именно для ресторанного бизнеса, здесь учтены все реалии этой сферы:

  • В накладной есть возможность сопоставить свою номенклатуру с номенклатурой поставщика. Номенклатура в DocsInBox попадает из вашей же учетной системы ресторана. В итоге ресторан выгружает в базу накладную уже в своей номенклатуре. «Горошек» можно назвать «горошком зеленым», как у вас заведено. В том числе реализован пересчет из литров в штуки, из штук в килограммы и т.д.
  • Можно тут же отследить колебания закупочных цен поставщика по сравнению с предыдущей поставкой.
  • Вычеркивания делаются в онлайне, и поставщик видит расхождения.
  • Поставщику вместе с накладной можно написать любые комментарии: например, что помидоры несладкие, а руккола завяла.
  • Можно также отказаться от приемки какого-то товара в накладной.


Преимущества:

  1. Поставщик выгружает накладные из своей системы, ему не нужно ничего менять – только установить бесплатную обработку. Если у поставщика нет ничего, кроме Excel, он может отправить накладную на специальную почту ресторана, откуда она преобразуется в нужный для DocsInBox формат. 
  2. Готовая интеграция с самыми популярными ресторанными решениями (iiko, R-keeper, QuickResto, Tillypad, «1C»).
  3. Есть мобильное приложение для приемки: отметить вычерки в накладной может сотрудник в любом месте – на складе, на улице или на кассе, где стоит другое ресторанное ПО. С приложением можно работать и для приемки/списания алкоголя. 
  4. Можно отправлять заказы в электронном виде, контролируя остатки, цены, прайс-листы. Для тех, кто не очень доверяет сотрудникам, есть жесткие шаблоны заказов, которые потом может отправить поставщику только главный закупщик.
  5. Из накладной можно сразу перейти к ветеринарным сертификатам - погасить вручную или настроить гашение по времени. Все ВСД, где вы не внесли изменений, погасятся сами.
  6. Самый продуманный блок ЕГАИС по оценке барменов, товароведов и бухгалтеров. Минимум ошибок, максимум автоматизации. Даже есть автоматическая сборка алкодекларации за 15 минут. 
  7. Можно организовать юридически значимый документооборот с поставщиками (тогда бумажные накладные будут не нужны совсем).


Минусы:

  1. DocsInBox выглядел бы фантастически, если бы не консерватизм некоторых поставщиков, а также закупки без документов на рынке. Фактически на 100% перейти на электронный документооборот можно, только если поставщики либо уже работают на DocsInBox, либо хотят к нему подключиться. Хорошая новость в том, что база ресторанных поставщиков у DocsInBox, пожалуй, самая крупная: там есть и небольшие региональные ИП, и гиганты типа PepsiСo или «ОптиКома». 

    Но если поставщик отказался или работает на чем-то другом, то накладные так и останутся бумажными. Хотя недавно к DocsInBox удалось подключить даже самых трудных поставщиков сети KFC – а это значит, что победы электронных накладных над бумажными все ближе.
     
  2. Высокая стоимость для заведений формата одиночных киосков, а также для одиночных ресторанов, где несколько поставщиков и небольшой объем документооборота. Но, говорят, сейчас, в кризис, можно получить очень выгодное предложение. 


Во второй части публикации про электронный документооборот в ресторане мы рассмотрим альтернативы DocsInBox – Mixcart, CHUSER, «Контур. Диадок». Разберем все особенности, плюсы и минусы, чтобы вы смогли сделать осознанный выбор и подобрать систему, которая подходит именно вашему бизнесу.

  
Читайте также:


Комментарии

Чтобы оставить комментарий,
авторизуйтесь