Выбирая программное обеспечение для ресторана, мы чаще всего руководствуемся базовыми требованиями, иногда навязанными со стороны государства. Нужны чеки, нужно учитывать алкоголь, нужно учитывать бухгалтерию и так далее. Мы в «Лемме» часто слышим от своих клиентов: «Нам сейчас бы запуститься, а потом уже все остальное». При этом под «запуститься» понимается учет продаж, а под «всё остальное» — управленческий учет, система лояльности, электронный документооборот и т.д.
А потом мы углубляемся в рутину и ежедневные задачи, забывая, что купленное нами программное обеспечение имеет гораздо больше возможностей. И эти возможности могут существенно повлиять на сокращение затрат, эффективность персонала и, главное, дать нам прозрачную финансовую картину ресторана. Мы купили программу, которая точно может приносить деньги, а не только «проедать» их.
Сейчас все производители программного обеспечения для ресторанов сошлись в одной главной идее, что в первую очередь ресторатором необходимо внедрить учет. Где-то учет будет сделан лучше, где-то под учетом будет пониматься отчет по продажам, но в целом, все понимают необходимость быстрого получения цифр. Ведь на основе цифр и должны приниматься все решения: где нужно сократить фудкост, эффективна ли мотивация у персонала, не раздут ли штат, не простаивает ли кухня и т.д.
Пользователи облачной версии программного обеспечения iiko в этом случае могут получить преимущество в виде решения iikoWeb. Для запуска iikoWeb не нужно приобретать никаких дополнительных лицензий, достаточно быть обладателем лицензий cloud, версии iiko 7.5.6. Другое дело, что использование iikoWeb может потребовать изменения самих процессов внутри ресторана, обучения и внедрения новых регламентов работы сотрудников, потому что при работе с iikoWeb основная часть ответственности за результат лежит не целиком на бухгалтере-калькуляторе, а на каждом линейном сотруднике, который отвечает за свой участок.
По сути, это принципиально новый подход к учету - учет в режиме реального времени. Мы привыкли, что в ресторане за учет отвечает только бухгалтерия (во главе с многоруким бухгалтером-калькулятором) и управляющий перед собственником, когда нужно предоставить требуемые отчеты. Но какие проблемы это обычно влечет?
Инвентаризация превращается в процесс такой же бесконечный, как количество персонажей в сериале «Игра Престолов». Особенно в сетевых заведениях. Когда инвентаризация занимает месяц, то к концу инвентаризации ее данные опять перестают быть актуальными. Мы не получаем корректных остатков, тратим средства на постоянные списания из-за несбалансированных заказов продуктов, не можем контролировать мошенничество персонала.
- В iikoWeb процесс инвентаризации подразумевает, что ее проводят непосредственно линейные сотрудники на своих местах работы. Этому помогает реализованный функционал частичных бланков инвентаризации. Такой подход позволяет фиксировать данные не на бумаге, которая потом теряется и исправляется, а вводить данные в онлайн-режиме на рабочем месте сотрудника.
- Разбивая инвентаризацию на короткие бланки, сотруднику нужно уделить 15 минут времени в день, чтобы отчитаться. Сегодня он пересчитал выпечку, завтра напитки, послезавтра - хоз.товары. Все действие происходит на точке благодаря веб-интерфейсу iiko. Можно заполнить бланк инвентаризации и там, где нет интернета и сохранить его.
- Если это большой склад, то рекомендуется создать несколько виртуальных полочек и запустить параллельную инвентаризацию: один сотрудник вносит одну полку, другой - другую, третий - морозилку, бар и т.д. Если у вас есть весовой товар, программа также это учтет. Например, есть закрытые пачки кофе и нужно сложить вес открытых пачек кофе. Сотрудник указывает количество и вес. Система сама все складывает из разных мест хранения.
Когда мы так проводим инвентаризацию, ответственность лежит на том, кто ее непосредственно делает.
Есть правило, если ты хочешь, чтобы что-то было сделано, нужно этот процесс автоматизировать, а потом еще проконтролировать выполнение. Без контроля всегда будет мешать «человеческий фактор» и другие стихийные бедствия.
- В iikoWeb предусмотрена система подсказок персоналу. Так, при проведении инвентаризации, если сотрудник допустил ошибку, ему дается одна подсказка (конечно, без нужного количества). Здесь ты уже не можешь сделать вид, что не заметил и вбил не то, потому что если ты повторно вводишь неверные данные, ты скорей всего делаешь это намеренно.
- В iikoWeb результаты инвентаризации можно посмотреть сразу: где недостача, а где пересорт. Это позволяет увидеть, в каком процессе сбой, кто его допустил, и быстро принять решение.
- За счет того, что в iikoWeb данные можно вносить непосредственно на точке (приемка товара, инвентаризация, заказ), у нас меняется схема работы сотрудников и появляется возможность строить реальный прогноз продаж. Система рассчитывает прогноз на 3 недели вперед и обновляет его вначале недели.
- Из этого прогноза вы можете распланировать оптимальные закупки, оптимальное расписание, эффективную работу кухни. А блок подсказок является контролирующим элементом.
- Прогнозировать можно не только количество товаров при заказе у поставщика, но и рассчитывать количество блюд и продуктов в планах заготовок.
- Прогноз продаж может также учитывать и сезонные мероприятия - Чемпионат Европы по футболу или горнолыжный сезон на Красной Поляне. Более того, на прогноз может влиять погода или какое-то запланированное вами событие - банкет, концерт, 8 марта и так далее. Кстати, для отображения ежедневной погоды достаточно ввести точный адрес ресторана.
- При этом есть коэффициент заказа, можно заказывать чуть больше прогноза или чуть меньше прогноза. На основе такого прогноза вы можете принять решение об изменении планируемой выручки.
Быстрая инвентаризация дает нам возможность получать корректные остатки. А на основе остатков и данных по продажам уже можно настроить автозаказ в iikoWeb. Обычно сотрудники делают заказ поставщику, опираясь на свой опыт, ощущения от продаж и приблизительные знания об остатках на складах. Но можно сэкономить время и сократить ошибки благодаря тому, что система рассчитает заказ автоматически.
- Для расчета используются три метода:
⁃ до максимального уровня (заполнит заказ по заданному максимальному уровню товаров на складе).
⁃ По последней поставке (данные берутся из ближайшей приходной накладной).
⁃ По средним продажам (берется расход за заданный период).
Например, программа может рассчитать, сколько надо заказать товаров для блюд, чтобы нам хватило на неделю. Такой подход к заказам существенно сокращает количество списаний на складе из-за порчи и экономит средства, вложенные в товары.
- Для того, чтобы настроить автозаказ, в iiko нужно будет добавить своих поставщиков, указать список товаров для закупки и затем создать сам процесс закупки.
- Часто нам нужно, чтобы заказ делал сотрудник на точке, и для этого есть фиксированный бланк заказа, где уже невозможно ошибиться. Таких бланков заказов может быть несколько, для разных сценариев и разных сотрудников. При заказе также не будет учитываться статья списаний, если у нас какие-то блюда были списаны по тем или иным причинам.
Автозаказ сохранит время и на внесение накладных - накладная может быть загружена на основе заказа поставщику.
Помощником для сотрудников еще являются уведомления в телеграм или на почту с подсказками, чтобы он не забыл сделать нужный заказ. У уведомления есть эскалация - если действие не выполнено, то информация поступает вышестоящему руководителю.
Таким образом, используя уже имеющийся функционал iikoWeb, можно не только окупить затраты на программное обеспечение, но и получить выгоду для всего бизнеса за счет:
1. Учета в режиме реального времени - актуальные данные по приемке, остаткам, инвентаризации.
2. Сократить расходы на списание продуктов.
3. Сократить расходы из-за некорректного планирования закупок (товар пропадает на складе или наоборот, не хватает продуктов для продажи).
4. Сократить время сотрудников на ведение учета.
5. Вовремя принимать управленческие решения на основе прогноза продаж.
6. Сократить количество ошибок персонала благодаря подсказкам.
◦
Если у вас есть iiko, но вы ещё не используете iikoWeb — сейчас самое время это исправить. Нажимайте на кнопку, оставляйте заявку, и мы поможем с подключением.
Читайте также:
Комментарии