статья

Как сократить издержки ресторана в ежедневной работе

03 дек. 2020

7491

5 мин

После локдауна и первой волны коронавируса многие гости ресторанов стали жаловаться, что в привычных любимых местах порции уже не те, трюфель размером с нанотехнологии, а краб попался какой-то хромой и одноглазый. С одной стороны, можно понять рестораторов: они все это время платили аренду из ничего, пытались удержать сотрудников, затягивали и перетягивали пояса. С другой стороны, подойти к сокращению издержек можно по-разному. Чтобы не разбавлять мыло в туалете и не сокращать что-нибудь действительно нужное, мы решили подготовить пару советов: на что обратить внимание в ежедневной деятельности ресторана для сокращения издержек.

Как только мы начинаем резать финансовый пирог, то раскладываем перед собой карту финансовой модели. Мы надеемся, что вы ее давно ведете, сгруппировав все затраты по фондам. Иначе путешествие с ножом будет весьма рискованным.

Проанализируйте затраты в фонде себестоимости. Первое правило себестоимости: она должна корректно считаться каждый раз, когда вы её хотите посмотреть. Если на получение корректной цифры требуется несколько дней и чаша нервов вашего бухгалтера, то этот процесс стоит исправить как можно быстрее.

Как можно повлиять на фонд себестоимости?

1.1. Работа с закупками. Оцените, как у вас ведется работа с поставщиками. Здесь важно, чтобы был постоянный мониторинг цен, сравнение цен разных поставщиков, чтобы поддерживались актуальные прайс-листы.

Современное программное обеспечение для работы с закупками позволяет отслеживать колебания цен ваших поставщиков. Сегодня вам отгрузили лосось по одной цене, а через неделю цену увеличили на 50 рублей. Заметил ли это ваш закупщик? Есть ли у вас правила, что он должен сделать в таком случае? Если поставщик не предупредил о повышении цены, как вы это отслеживаете? Как у вас выстроен процесс контроля закупочных цен, работаете ли вы по жестким ценовым соглашениям или на старом добром «договоре доверия»?
Закупщик должен быть заинтересован биться за скидки или искать лучшие условия поставки. Можно также вступить в сообщества закупщиков для отслеживания лучших предложений и скидок на рынке.
Закупки - одна из больших областей, контроль за которой может помочь сократить издержки на 10-15% от оборота.

1.2. Контроль списаний товаров. Посмотрите, как у вас организована приемка продукции и место её хранения. Чтобы избежать лишних списаний, используется метод тотального контроля: температурный контроль, контроль упаковки, сроков годности.

Для разумной организации склада необходимо учитывать контроль остатков товара. Можно ли у вас в любой момент посмотреть остатки на складе и будут ли они совпадать с реальностью? Ответ на этот вопрос также будет иметь влияние на то, сколько средств вы сможете сэкономить.
Установите закупщику правила: минимальное количество товара, ниже которого остатки не должны опускаться, и максимальное, выше которого приобретать уже не стоит.
Проверьте актуальность норм закладки в ТТК. Нельзя обойти вниманием и пресловутый размер порции. Но не всегда здесь нужно идти по пути именно сокращения, если ваш ресторан славится порциями «на двоих» размером с разделочную доску. Иногда достаточно проверить нормы закладки в технико-технологических картах. Насколько актуальны ваши ТТК, когда они в последний раз анализировались и обновлялись? Не заложена ли в ТТК случайно личная выгода сотрудников? Мы часто рассказываем об известном случае, когда бухгалтер-калькулятор с помощью акта переработки превращала колбаски «Мираторг» в кокосовое печенье, которое потом списывалось по срокам годности. И выводились наличные деньги.

Можно ещё обратить внимание, не тратите вы лишние средства на чрезмерное украшение блюд. Посмотрите на тарелки, которые уносятся в мойку. Если там остается чрезмерное количество лука, бальзамического соуса, дорогой микрозелени или физалиса, то стоит поумерить пыл в декорировании блюд.
Проанализируйте ваш фонд оплаты труда. Какую форму для начисления зарплаты вы используете, можно ли использовать более выгодную?

Например, в разные дни вы закрываетесь в разное время. Тогда можно поваров увести со ставки за смену на почасовую оплату. Это будет гораздо эффективней, чем оплачивать часы простоя. Плюс почасовая схема оплаты труда решит проблему со штрафами за опоздания. Сейчас современное программное обеспечение в ресторане позволяет учитывать явку сотрудника: когда он открывает смену и когда закрывает. В таком случае сотруднику начисляется зарплата за фактическое время работы, а не за пребывание на рабочем месте.
Ведите учет затрат хозяйственных расходов. Мыло, полотенца, туалетная бумага, чистящие средства: когда закупается и когда заканчивается. Контролируйте обслуживание технического оборудования и техники, чтобы избежать неполадок и непредвиденных затрат.
Обратите внимание на фонд поддержания производства. Инвентарь, посуда, униформа и другие вещи должны учитываться так же, как продукты, и за их исчезновение/бой или недостачу также кто-то должен нести ответственность.

Отсутствие необходимого инвентаря сказывается на производительности: если один повар ждет, пока освободится гастроемкость у другого, то это увеличивает время ожидания блюда и снижает эффективность работы кухни. Вы начинаете платить за ожидание, а не за работу.
Соблюдайте технологий приготовления блюд и стандарты работы. Стандарты ресторана должны быть актуальными, а не написанными век назад на скрижалях и бересте. Низкая квалификация персонала всегда ведет к потерям. Любой брак изделия – это двойные затраты. Сначала вы платите за его приготовление, а затем за списанный товар. Поддерживайте уровень ваших сотрудников при помощи постоянного обучения и аттестаций. Сейчас то время, когда внешние приглашенные тренеры могут быть дорогими, но зато внутри у вас наверняка уже вырос сотрудник, готовый поделиться своими знаниями и взять себе «интерна».

В условиях большой загрузки персонала, когда один человек может сочетать в себе несколько ролей и функций, придерживаться порядка помогут ежедневные чек-листы для сотрудников. Но сами по себе чек-листы будут плохо работать, если никто не будет отслеживать их выполнение.
Контролируйте опасные операции. Как бы это банально ни звучало, сокращение всевозможных махинаций персонала - это тоже шаг к сокращению издержек. Все страшно любят истории, как исключить воровство в ресторане, но всё идет от ежедневной работы. Многие управляющие используют «отчет по опасным операциям» - отслеживают удаление официантами блюд из заказов, отмены чеков, возвраты блюд. Больше всего манипуляций совершается со скидочными системами, когда гостю пробивается фантомная скидка. Это тоже можно отследить на программном уровне.
Пересчитайте расходы на маркетинг. Многие рестораторы бросают все силы и средства, чтобы привлечь новых гостей. Понятно, на маркетинг нужен бюджет. Только как им грамотно распорядиться, если бюджет ограничен? Не стоит начинать рекламную кампанию, если вы не сможете посчитать, сколько она вам принесет.

Запуская рекламу, обязательно посчитайте ROI. Сколько вы потратили именно на эту активность, сколько гостей пришло, что они купили. Окупилась ли ваша активность? Остались ли контакты этих гостей в вашей базе? Ещё важнее - не платить за уже привлеченного гостя дважды. Обязательно ведите базу гостей, сегментируйте гостей по группам, чтобы не тратить средства на оповещение тех, кому не будет интересно ваше предложение. Если вы используете агрегаторы доставки, продумайте, как сделать так, чтобы второй раз гость обратился через ваш канал к вам напрямую. Пишите контакты на упаковке, дарите бонусные баллы, дарите промокод на второй заказ через ваш сайт/приложение/телеграм и т.д.

Сократите печатную продукцию, если это возможно. Используйте меню по QR-коду для того, чтобы минимизировать количество дорогого печатного материала.