Перед собственником каждого ресторана в какой-то момент вопрос: что делать с накладными, которые начинают захватывать все уголки подсобных помещений. Обычно варианты такие:
а) увеличивать штат бухгалтеров-калькуляторов,
б) смириться с отставанием в учете и увеличить место для накладных,
в) найти решение, которое поможет накладные сократить, а лучше совсем от них избавиться.
Многие уже слышали об электронном документообороте (а некоторые даже знакомы с ним не понаслышке). Но в то же время у многих рестораторов по-прежнему остается недоверие и страх, что это «не для нас», а где-то в недрах новых технологий за красивой картинкой скрывается обман. В этой статье постараемся разобраться: как электронный документооборот в DocsInBox может облегчить жизнь ресторатора.
Это решение состоит из четырех блоков:
- Блок «Продукты» — это как раз выгрузка электронных накладных от поставщиков прямо в учетную систему ресторана.
Как происходит обычно? Мы пишем/звоним поставщику, делаем необходимый заказ, затем к нам приезжает машина с товаром и водитель с бумажной накладной. По этой бумажной накладной мы делаем приемку товара и вносим в учетную систему то, что к нам приехало.
Этот процесс устарел хотя бы по нескольким причинам:
- Если делал заказ один человек, а принимает другой, — несоответствие в заказе мы обнаружим уже позже.
- Мы заранее соглашаемся с теми ценами, которые указал поставщик в накладной, и не можем проконтролировать, есть ли там какое-то несанкционированное завышение.
- Мы вычеркиваем на бумажке то, что не принимаем, и в спешке эту бумажку можем потерять/залить/положить куда-то и забыть.
Как можно выстроить процесс приемки вместе с DocsInBox: при внедрении системы ваши поставщики получают уведомление от вас, что теперь они могут отправлять вам не только бумажные экземпляры накладных, но и электронные. Те поставщики, что уже работают с системой (а их много), смогут отправить вам вашу электронную накладную в ту же секунду, как вы сделали заказ. Вы можете провести приемку сразу в телефоне, делая вычерки в онлайн-режиме, а дальше продолжить работу с накладной уже с ПК. При онлайн-приемке информацию о вычерках сразу видит поставщик и может оценить ещё и ваши комментарии, например, что руккола сегодня выглядит уставшей. Никакие цифры не потеряются. После того как вы завершили приемку, у накладной меняется статус, и она готова к дальнейшей работе с бухгалтером, что удобно, когда в процессе несколько людей.
Зачастую наименования позиций у поставщика не совпадают с номенклатурой ресторана. Для этого в электронной накладной есть функция автоматического сопоставления. Вы один раз поставили соответствия, а во второй раз программа заполнит их сама по одной кнопке. Это существенно экономит время бухгалтера на внесение своих позиций.
При этом рядом с номенклатурой будет показана цена и цветовой идентификатор. Если вы на прошлой неделе покупали лосось дешевле, а сейчас вам привезли его на 20 рублей дороже — программа ничего не упустит. Такой контроль закупок просто необходим, если у вас есть намерение сократить все издержки в работе.
Можно настроить и автозагрузку накладных — тогда документы будут уже сами появляться в учетной системе непроведенными. Правда, бухгалтерам все равно придется проверять, не напутал ли где-то поставщик. С другой стороны, точно не нужно будет сидеть с линейкой.
- Блок «Алкоголь» обеспечивает полный цикл работы с ЕГАИС.
Требования к учету алкоголя на законодательном уровне стабильно ужесточаются каждый год (об очередных изменениях в ЕГАИС, вступивших в силу с февраля, можно почитать тут). За некорректную работу с ЕГАИС могут заблокировать партию алкоголя к отгрузке, выписать штраф или вообще лишить лицензии. Поэтому, чем больше точек контроля есть в программном обеспечении, тем лучше ресторатор защищен от ошибок.
Для поштучной приемки и списания алкоголя у DocsInBox есть удобное мобильное приложение. Не нужно носить громоздкий сканер — достаточно камеры мобильного телефона, чтобы отсканировать марку. Система сама распределит алкоголь и марку на нужный регистр. При складском объеме алкоголя или запрете на мобильные телефоны можно оставить и сканер — система позволяет работать с обоими вариантами
В блоке ЕГАИС всё продумано так, чтобы автоматизировать максимум действий сотрудника бара. Конечно, это не исключает необходимость обучать сотрудника правилам приемки и списания, зато при вскрытии бутылки, когда бармен сканирует марку, она сразу попадает в черновик акта списания. И можно настроить, чтобы этот черновик сам улетал в ЕГАИС на следующие сутки. Так мы решим проблему с забывчивостью сотрудников.
Помимо этого, есть наглядный дашборд со статусами накладных в ЕГАИС, чтобы сразу оценить ситуацию: нет ли зависших накладных или актов.
Если ежедневно выполнялись эти простые действия по приемке и списанию алкоголя, то алкодекларация тоже сформируется автоматически. Причем «автоматически» не значит, что ее нужно будет два дня проверять, подставляя нужные данные или реквизиты поставщиков. А полностью автоматически: и реквизиты сами попадут, и нужные остатки — те самые, что отражаются у вас в ЕГАИС. Такая система заполнения алкодекларации является тем самым преимуществом DocsInBox, за которое обычно доплачивают, даже если блок ЕГАИС уже реализован в других ресторанных программах.
- Блок «Меркурий» помогает упростить работу с ветеринарными сертификатами.
* ВСД - ветеринарная сопроводительная документация
Все ветеринарные сертификаты видны в удобном интерфейсе, в котором можно настроить фильтры: по статусам, срокам годности, по дате и т.д. Плюс можно сразу в накладной проверить, какая с ней пришла ВСД*.
Продукция без сертификата - существенный повод отказаться от её приемки. А если у вас объем продукции большой, то можно настроить автоматическое гашение по времени. Все сертификаты будут сами погашены. В таком случае мы экономим и время сотрудника, и исключаем ситуацию, когда про «Меркурий» вообще забыли (кто-то заболел, замотался, сменился ответственный).
- Блок «Заказы» по сути тесно связан со всеми остальными. В каких случаях его использование будет давать результат:
- Если у вас есть закупщик, который отвечает за контроль цен поставщиков и выбор поставщиков. Тогда закупщик сможет подобрать актуальный шаблон заказа с лучшими условиями поставки, а остальным сотрудникам остается лишь им пользоваться (можно также настроить права, чтобы другие не могли менять шаблон). Программа хранит прайс-листы от поставщиков и синхронизирует номенклатуру, т.е. вы заказываете ваши привычные помидоры, а поставщик получает заказ в своих «томатах красных».
- Если заказ у вас делают сотрудники на точках, и нужно сократить варианты ошибок. При заказе программа может показывать остатки и настроенный минимум. Таким образом сотрудник будет понимать, сколько заказывать. Это убережет от излишков и хаоса на складе. Когда вы отправляете заказ поставщику, то видите свой статус заказа и можете сразу получить обратную связь от поставщика с комментарием: готов ли он вам отгрузить товар полностью или частично. Все заказы хранятся в единой системе, а накладные можно тоже получать из заказа. Таким образом, наша система закупок становится прозрачной.
При переходе на электронный документооборот зачастую решающим фактором является цена. Какие затраты в действительности сокращает электронный документооборот?
- Он не поможет обойтись совсем без бухгалтера, но позволит увеличить его ресурс. Один бухгалтер может вести 5-6 заведений или даже больше, в зависимости от количества накладных.
- Программа не ведет за вас ЕГАИС, но снижает риски и ошибки, т.е.исключает штрафы и затраты на дополнительные консультации по алкодекларации. Вам не нужно платить отдельным организациям, чтобы сдать алкодекларацию. Также мобильное приложение может заменить затраты на сканеры и дополнительные рабочие места для приемки алкоголя.
- Не нужно нанимать отдельного человека для гашения ветеринарных справок или платить за это ветеринарным врачам.
- Контроль закупок позволит существенно сократить издержки за счет контроля закупочных цен, контроля остатков и актуальных прайс-листов.
Если вам нужна более подробная консультация по DocsInBox, нажмите на кнопку ниже, чтобы оставить заявку.
Читайте также о документообороте в ресторане:
Комментарии