Все о DocsInBox для ресторана: как облегчить жизнь бухгалтеру и собственнику
Учет
Технологии

статья

Все о DocsInBox для ресторана: как облегчить жизнь бухгалтеру и собственнику

09 февр. 2021
486
0 дочитываний
6 мин

Перед собственником каждого ресторана в какой-то момент вопрос: что делать с накладными, которые начинают захватывать все уголки подсобных помещений. Обычно варианты такие:
 
а) увеличивать штат бухгалтеров-калькуляторов, 
б) смириться с отставанием в учете и увеличить место для накладных, 
в) найти решение, которое поможет накладные сократить, а лучше совсем от них избавиться.

 
Многие уже слышали об электронном документообороте (а некоторые даже знакомы с ним не понаслышке). Но в то же время у многих рестораторов по-прежнему остается недоверие и страх, что это «не для нас», а где-то в недрах новых технологий за красивой картинкой скрывается обман. В этой статье постараемся разобраться: как электронный документооборот в DocsInBox может облегчить жизнь ресторатора.
 
Это решение состоит из четырех блоков:
 

  1. Блок «Продукты» — это как раз выгрузка электронных накладных от поставщиков прямо в учетную систему ресторана. 

    Как происходит обычно? Мы пишем/звоним поставщику, делаем необходимый заказ, затем к нам приезжает машина с товаром и водитель с бумажной накладной. По этой бумажной накладной мы делаем приемку товара и вносим в учетную систему то, что к нам приехало.

    Этот процесс устарел хотя бы по нескольким причинам:

    - Если делал заказ один человек, а принимает другой, — несоответствие в заказе мы обнаружим уже позже.
    - Мы заранее соглашаемся с теми ценами, которые указал поставщик в накладной, и не можем проконтролировать, есть ли там какое-то несанкционированное завышение. 
    - Мы вычеркиваем на бумажке то, что не принимаем, и в спешке эту бумажку можем потерять/залить/положить куда-то и забыть.


    Как можно выстроить процесс приемки вместе с DocsInBox: при внедрении системы ваши поставщики получают уведомление от вас, что теперь они могут отправлять вам не только бумажные экземпляры накладных, но и электронные. Те поставщики, что уже работают с системой (а их много), смогут отправить вам вашу электронную накладную в ту же секунду, как вы сделали заказ. Вы можете провести приемку сразу в телефоне, делая вычерки в онлайн-режиме, а дальше продолжить работу с накладной уже с ПК. При онлайн-приемке информацию о вычерках сразу видит поставщик и может оценить ещё и ваши комментарии, например, что руккола сегодня выглядит уставшей. Никакие цифры не потеряются. После того как вы завершили приемку, у накладной меняется статус, и она готова к дальнейшей работе с бухгалтером, что удобно, когда в процессе несколько людей. 

    Зачастую наименования позиций у поставщика не совпадают с номенклатурой  ресторана. Для этого в электронной накладной есть функция автоматического сопоставления. Вы один раз поставили соответствия, а во второй раз программа заполнит их сама по одной кнопке. Это существенно экономит время бухгалтера на внесение своих позиций.

    При этом рядом с номенклатурой будет показана цена и цветовой идентификатор. Если вы на прошлой неделе покупали лосось дешевле, а сейчас вам привезли его на 20 рублей дороже —  программа ничего не упустит. Такой контроль закупок просто необходим, если у вас есть намерение сократить все издержки в работе.

    Можно настроить и автозагрузку накладных — тогда документы будут уже сами появляться в учетной системе непроведенными. Правда, бухгалтерам все равно придется проверять, не напутал ли где-то поставщик. С другой стороны, точно не нужно будет сидеть с линейкой.
     
  2. Блок «Алкоголь» обеспечивает полный цикл работы с ЕГАИС. 

    Требования к учету алкоголя на законодательном уровне стабильно ужесточаются каждый год (об очередных изменениях в ЕГАИС, вступивших в силу с февраля, можно почитать тут). За некорректную работу с ЕГАИС могут заблокировать партию алкоголя к отгрузке, выписать штраф или вообще лишить лицензии. Поэтому, чем больше точек контроля есть в программном обеспечении, тем лучше ресторатор защищен от ошибок.

    Для поштучной приемки и списания алкоголя у DocsInBox есть удобное мобильное приложение. Не нужно носить громоздкий сканер — достаточно камеры мобильного телефона, чтобы отсканировать марку. Система сама распределит алкоголь и марку на нужный регистр. При складском объеме алкоголя или запрете на мобильные телефоны можно оставить и сканер — система позволяет работать с обоими вариантами

    В блоке ЕГАИС всё продумано так, чтобы автоматизировать максимум действий сотрудника бара. Конечно, это не исключает необходимость обучать сотрудника правилам приемки и списания, зато при вскрытии бутылки, когда бармен сканирует марку, она сразу попадает в черновик акта списания. И можно настроить, чтобы этот черновик сам улетал в ЕГАИС на следующие сутки. Так мы решим проблему с забывчивостью сотрудников. 

    Помимо этого, есть наглядный дашборд со статусами накладных в ЕГАИС, чтобы сразу оценить ситуацию: нет ли зависших накладных или актов.

    Если ежедневно выполнялись эти простые действия по приемке и списанию алкоголя, то алкодекларация тоже сформируется автоматически. Причем «автоматически» не значит, что ее нужно будет два дня проверять, подставляя нужные данные или реквизиты поставщиков. А полностью автоматически: и реквизиты сами попадут, и нужные остатки — те самые, что отражаются у вас в ЕГАИС. Такая система заполнения алкодекларации является тем самым преимуществом DocsInBox, за которое обычно доплачивают, даже если блок ЕГАИС уже реализован в других ресторанных программах. 
     
  3. Блок «Меркурий» помогает упростить работу с ветеринарными сертификатами.

    * ВСД - ветеринарная сопроводительная документация

     

    Все ветеринарные сертификаты видны в удобном интерфейсе, в котором можно настроить фильтры: по статусам, срокам годности, по дате и т.д. Плюс можно сразу в накладной проверить, какая с ней пришла ВСД*. 

    Продукция без сертификата - существенный повод отказаться от её приемки. А если у вас объем продукции большой, то можно настроить автоматическое гашение по времени. Все сертификаты будут сами погашены. В таком случае мы экономим и время сотрудника, и исключаем ситуацию, когда про «Меркурий» вообще забыли (кто-то заболел, замотался, сменился ответственный).
     
  4. Блок «Заказы» по сути тесно связан со всеми остальными. В каких случаях его использование будет давать результат:  

    - Если у вас есть закупщик, который отвечает за контроль цен поставщиков и выбор поставщиков. Тогда закупщик сможет подобрать актуальный шаблон заказа с лучшими условиями поставки, а остальным сотрудникам остается лишь им пользоваться (можно также настроить права, чтобы другие не могли менять шаблон). Программа хранит прайс-листы от поставщиков и синхронизирует номенклатуру, т.е. вы заказываете ваши привычные помидоры, а поставщик получает заказ в своих «томатах красных». 

    - Если заказ у вас делают сотрудники на точках, и нужно сократить варианты ошибок. При заказе программа может показывать остатки и настроенный минимум. Таким образом сотрудник будет понимать, сколько заказывать. Это убережет от излишков и хаоса на складе. Когда вы отправляете заказ поставщику, то видите свой статус заказа и можете сразу получить обратную связь от поставщика с комментарием: готов ли он вам отгрузить товар полностью или частично. Все заказы хранятся в единой системе, а накладные можно тоже получать из заказа. Таким образом, наша система закупок становится прозрачной.

 

При переходе на электронный документооборот зачастую решающим фактором является цена. Какие затраты в действительности сокращает электронный документооборот?

  1. Он не поможет обойтись совсем без бухгалтера, но позволит увеличить его ресурс. Один бухгалтер может вести 5-6 заведений или даже больше, в зависимости от количества накладных.
  2. Программа не ведет за вас ЕГАИС, но снижает риски и ошибки,  т.е.исключает штрафы и затраты на дополнительные консультации по алкодекларации. Вам не нужно платить отдельным организациям, чтобы сдать алкодекларацию. Также мобильное приложение может заменить затраты на сканеры и дополнительные рабочие места для приемки алкоголя.
  3. Не нужно нанимать отдельного человека для гашения ветеринарных справок или платить за это ветеринарным врачам.
  4. Контроль закупок позволит существенно сократить издержки за счет контроля закупочных цен, контроля остатков и актуальных прайс-листов.

 

Если вам нужна более подробная консультация по DocsInBox, нажмите на кнопку ниже, чтобы оставить заявку.



Читайте также о документообороте в ресторане:


Комментарии

Чтобы оставить комментарий,
авторизуйтесь