Я похож на человека, у которого есть план? Я знаешь кто? Я пёс, бегущий за машиной. Я бы не знал, что делать, если б догнал... Так что я просто делаю, и всё.
Джокер, «Тёмный рыцарь»
Если вспомнить гениально сыгранного Хитом Леджером Джокера, то план – это для неудачников. Согласно ему же, «никто не паникует, когда всё идёт согласно плану... даже если план чудовищен»
Пусть эти фразы и прозвучали в блокбастере, снятом по мотивам комиксов, от этого они не теряют своей актуальности. Бизнес, который работает не по плану, постоянно находится в состоянии неопределённости и неконкретности. Непонятно, что будет завтра, неизвестно, что делать дальше. Просто пёс, бесцельно бегущий за машиной.
Сегодня речь пойдёт о бюджете. Многим он известен как БДР – бюджет доходов и расходов. Если говорить максимально простым языком, то это – прогнозный отчёт о будущих прибылях и убытках на определённый период (как правило, год). Это ваш план на будущее. Это ваш инструмент управления, который поможет увидеть сильные и слабые периоды для вашего бизнеса и разработать план улучшения заблаговременно, чтобы не находиться в состоянии постоянного цейтнота и запоздало реагировать на происходящее.
События 2020 года показали наглядно, что те, кто не привык планировать заранее, гораздо медленнее реагировали на происходящее, тратя время на осознание текущего состояния дел в своём бизнесе, а отсутствие привычки прогнозировать и анализировать мешало принятию продуманных решений.
Когда начинать
В гостиничном бизнесе мы начинаем бюджетный процесс в августе, и он длится, как правило, до октября-ноября, когда под бюджетом на следующий год появляются финальные подписи, и документ становится официальным планом на предстоящие 12 месяцев.
В ресторанном бизнесе настолько заблаговременное планирование не требуется, ведь информации гораздо меньше, да и отделов не настолько много, как в отеле, поэтому ресторанный бюджет доходов и расходов верстается в октябре-декабре.
Доходная часть
Для планирования доходов нам необходимо сформировать прогноз продаж по всем направлениям: и по тем, которые мы уже имеем, и по тем, которые только планируем развивать в будущем году.
При планировании доходной части бюджета важно соблюсти баланс между шапкозакидательским настроением (а также «хотелками» собственника) из разряда «Удвоим! Утроим!! Всех порвём!!!» и полностью пассивным подходом, подразумевающим рост на 1-2 процента относительно текущего периода, а то и вовсе показывающего «отрицательный рост» (как это стало модно говорить в последнее время).
Поясню, почему опасны настолько полярные подходы к составлению доходной части бюджета:
-
Планы, составленные со значительным ростом и не имеющие под собой никаких реальных предпосылок для подобного увеличения выручки, будут восприняты исполнителями как нереальные и ни при каких условиях не достижимые, поэтому никто даже не будет стараться приблизиться к их выполнению;
-
Планы, составленные на уровне факта текущего года выглядят вполне комфортными и не требующими никаких дополнительны усилий – оно и само по себе идёт потихоньку. Опять же: никто ничего не будет делать.
Таким образом мы приходим к пониманию, что выручку будущего года нужно планировать с учётом разумного роста, при этом чётко понимая, за счёт каких действий и усилий этот рост будет обеспечен.
Основное правило любого управленца: рост должен быть постоянным. Пусть и не таким взрывным и бешеным, как хочется любому собственнику. Планируя доходы на будущий период, необходимо внимательно анализировать
-
Данные прошлых периодов,
-
Ежегодный SWOT-анализ в категориях «возможности» и «сильные стороны»,
-
Инфляцию (любой рост меньше официального показателя инфляции является «отрицательным»).
Расходная часть
Над расходной частью тоже придётся порядочно поработать. За основу берутся P&L-отчёты прошлых периодов, желательно, в динамике 2-3 лет (если вы составляете БДР впервые для своего ресторана). Если подобных отчётов нет, то вам придётся вспоминать, куда и сколько вы тратили за последние месяцы, чтобы получить хоть какую-то картину.
В «расходах» мы учитываем абсолютно все операции с деньгами со знаком «минус», то есть, весь отток денег из ресторана (закупки, зарплаты, налоги, премии, вызов сантехника, неофициальные платежи (при наличии, конечно), оплата услуг связи и т.п.). Главная задача при работе с расходами - это тотальный учёт каждой потраченной копейки!
Обрабатывая информацию о расходах прошлых периодов, вам необходимо провести анализ их обоснованности и адекватности, чтобы в бюджет на следующий год заложить правильные данные.
При планировании расходной части старайтесь избегать желания бездумно «порезать все косты». Наоборот, рассмотрите каждый расход под микроскопом и детально разберитесь, зачем этот расход был совершён, был ли он необходим, не переплатили ли вы (или, наоборот, сэкономили). Долгий и мучительный (для многих) процесс детального разбора необходим только при первом составлении бюджета, потом вам будет проще и вы уже будете свободно ориентироваться в статьях расходов и нормальных их показателях.
Хочу отметить, что бюджет может быть скорректирован в течение года, если возникнут какие-либо серьёзные для этого основания. Например, серьёзное изменение экономической ситуации в стране и мире может потребовать пересмотра статьи расходов на себестоимость, а закрытие ваших конкурентов может привести к росту выручки, что также отражается в бюджете на оставшийся до конца года период.
В любом случае, навыки планирования и анализа финансового положения, его истории и перспектив для вашего ресторана помогут вам держать бизнес под контролем и оперативно реагировать на возникающие вызовы судьбы.
Читайте также:
- Как с помощью гостиничных технологий навести порядок в ресторане?
- Как с помощью гостиничных технологий навести порядок в ресторане? Часть 2
- Как с помощью гостиничных технологий навести порядок в ресторане? Часть 3.
Комментарии