Чтобы спокойно отдохнуть хотя бы два-три дня в январе, да и вообще начать год без происшествий и стрессов для сотрудников, мы советуем каждому управляющему несетевым рестораном, кафе или баром сделать следующие пять действий:
№ 1. Предотвратить порчу товара
В конце декабря и январские праздники она часто происходит из-за того, что стандартные заготовки и продукты остаются без спроса. Например, те же бизнес-ланчи.
Для этого необходимо избавиться от заготовок, которые не будут востребованы в праздники (и предотвратить их изготовление, начиная с 20-25-го числа). Также рекомендуем избавиться от «перетарки» и от скоропортящегося товара.
- Попросите технолога-калькулятора за один-два дня поставить все накладные на приход, списать все продажи и списания. Когда технолог-калькулятор закончит, снимите отчёт по остаткам по категориям товаров (обычно товары одной категории хранятся друг с другом по факту). Склад «Кухня» и склад «Бар» отдельно. Не относитесь к остаткам слишком серьёзно, в этом отчёте обязательно будет погрешность.
- Затем внимательно просмотрите этот отчёт. Выделите цветными маркерами те остатки, которые вас смущают, так как они слишком большие по количеству и/или по стоимости за весь объём.
- С отчётом в руках пройдитесь по всем полкам, шкафам, ларям, холодильникам и т.д. Проверяйте каждую позицию. Детально пересчитывать и взвешивать не нужно. Визуально прикидывайте – совпадает ли увиденное с цифрами в отчёте. Красным маркером помечайте то, от чего необходимо срочно избавиться перед праздниками, потому что это или испортится, или вымерзнет/засохнет, или просто лежит на складе значительной суммой денег, которая вам нужна сейчас.
- Из «красных» позиций составьте список того, от чего нужно избавиться: наименование, кол-во, цена за кг/л/шт., пометка - как от этого избавиться, сроки, ответственный.
Более полный образец такой таблицы вы можете скачать здесь.
№ 2. Предотвратить стоп-лист во время праздников
Многие рестораторы заранее заказывают на все каникулы пиво, алкоголь и некоторые продукты. Но часто забывают про упаковку и хозтовары. И потом сотрудники бегают в магазин за дешёвыми некрасивыми салфетками, дорогим моющим средством и туалетной бумагой.
При этом что-то можно и нужно заказать впрок, а что-то категорически нельзя – испортится.
Мы рекомендуем заказать заранее на первые 15 дней января такие позиции как пиво, алкоголь, соки, воды, специальную бакалею, соусы, мясо и рыбу, упаковку навынос, пакеты и хозтовары.
Да, многие поставщики стали работать пару дней в каникулы. Чаще всего 4-го числа они собирают заявки, 5-го развозят и потом снова отдыхают. Но если есть возможность сделать запас на все праздники – сделайте это. И запросите у всех поставщиков их график работы в праздничные дни, так как по каким-то причинам их рассылка может к вам не прийти.
Чтобы рассчитать, сколько чего вам потребуется, мы советуем такие действия:
- Снимите отчёт по продажам по категориям и отчёт по расходу по категориям за период с 30-го декабря по 12-е января прошлого года – на эти цифры в какой-то степени можно ориентироваться.
- Опросите сотрудников: сколько чего нужно на две недели. Не забудьте показать им заявки на все, даже маленькие мероприятия и заказы на доставку. Каждый повар, официант и мойщица скажут вам, сколько и чего понадобится примерно на две недели. С поваром пробегитесь по всему бланку полной заявки на закупку.
№ 3. Предотвратить поломки важной техники
В праздники, после декабрьской нагрузки, что только не ломается: пароконвектомат, фритюрница, пивной охладитель, кофе-машина, музыкальная система, обогрев помещения, засоряется канализация и т.д. И всё, конечно, в самое неподходящее время. А кому звонить, когда все на каникулах?
Эти моменты можно предотвратить в декабре и достать номера тех, кто спасёт вас и в ночь со 2-го на 3-е января.
- За десять дней до Нового года пригласите специалистов, и пусть они проверят состояние вашего теплового и холодильного оборудования, кофе-машины, пивных установок, тачскрина, принтеров, видеорегистратора, музыкальной системы, канализации, кранов, сливов, электропроводки, обогревателей/кондиционера.
Не откладывайте надолго, так как начиная с 15-го декабря некоторые запчасти будет не так просто достать. - У каждого поставщика услуг попросите номера телефонов как минимум двух их сотрудников, кому можно будет позвонить в праздники, если всё же что-то сломается.
- Сделайте список: кому и по каким номерам звонить, как оплачивать. Повесьте этот список на доску объявлений. Загрузите его в менеджерский чат. Пусть у каждого менеджера, шеф-повара и су-шефа этот список всегда будет под рукой. Оплатите заранее задолженности и сделайте предоплату за январь (если работаете по договору). Суммы там обычно небольшие, а без оплаты могут не поехать вас спасать
№ 4. Сделать химчистку мебели
А когда ещё, если не после новогодних мероприятий? Как раз празднование новогодней ночи почти повсеместно отменили. Проведите эти дни с пользой. Пройдитесь прямо сейчас по залу, оглядите критически обивку вашей мебели при полном освещении.
- Для химчистки мебели найдите исполнителя с хорошими отзывами. Советуем искать на Avito, в Instagram или попросить контакт у знакомых рестораторов.
- Обязательно подпишите договор, где будет прописана гарантия на сохранность цвета обивки. Поэтому исполнитель должен быть юридическим лицом, хотя бы ИП.
- Внесите 50% предоплаты по договору до конца декабря.
- И не забудьте запросить требования к химчистке именно вашей ткани у вашего продавца/изготовителя мебели.
№ 5. Сделать косметический ремонт и реставрацию мебели
Почему наш ресторан работал восемь лет без реконструкции? А потому, что мы всегда проводили плановую мини-реконструкцию всего, что можно, с 30-го декабря по 1-е января.
Да, мы никогда не работали в новогоднюю ночь по той причине, что у нас было всего 50 посадочных мест. А если для гостей не пригласить хорошего ведущего, диджея с оборудованием, не организовать выступления интересных артистов, то они могут расстроиться, что плохо провели праздник. А новогоднюю ночь обычно отмечают в любимом ресторане не случайные прохожие, а постоянные гости.
А с 50 посадками прибыль с новогоднего стола едва-едва покроет (а иногда нет) затраты на декор и развлекательную программу. Поэтому мы решили гостей не терять, сотрудников не мучить, а открываться 2-го января после 14 часов.
Что мы советуем отреставрировать? Сделайте лёгкий косметический ремонт: освежите входную группу, курительную урну, тамбур, стены, плинтуса, деревянные детали, двери и дверные ручки, замените на кухне розетки, забитые жиром, отреставрируйте мебель (подкрутите шатающиеся стулья шурупами, подклейте и т.д.), гостевые туалеты, проверьте целостность плитки на полу на кухне, замените лампы.
Сотрудники начнут работу в хорошем настроении, если придут, а вы сделали косметический ремонт в служебном туалете (и там теперь есть зеркало и крючок для фартука), в гардеробе и освежили место для приема пищи.
Как это всё организовать?
- До 10-го декабря найдите надёжную непьющую бригаду,
- Вызовите бригадира, составьте чек-лист: что и в каком помещении надо подреставрировать,
- Закупите заранее все материалы,
- Составьте график «дежурства» сотрудников: кто будет впускать/выпускать/сидеть с мастерами,
- Не забудьте попросить поваров, чтобы оставляли для мастеров питание,
- Начинайте работы с химчистки мебели, так как она сохнет минимум два дня, и лучше укреплять мебель после химчистки (воздействия влаги), а не до,
- Химчистку закажите в ночь с 30-го на 31-е декабря,
- Какие-то мастера могут зайти вместе с химчисткой,
- Обычно мастера работают с вечера 30-го до вечера 31-го. И затем снова выходят утром 1-го января в 10-11 часов. Вместе с ними выходят 2-3 мойщицы, начинают уборку после ремонтных работ и генеральную уборку на кухне.
Видео-инструкцию к статье можно посмотреть здесь и поделиться этим видео с коллегами. Желаем вам стойкости, хорошего настроения и побольше удачи и везения в наступающем Новом году!
Советуем к изучению:
Комментарии