Даже если ресторан грамотно планирует закупки (будь то планирование в ручном режиме или с использованием автоматизации), это далеко не панацея: потерять деньги на продуктах легко можно из-за их неправильной приемки. Вот какие ошибки допускаются здесь чаще всего и чаще всего приводят к финансовым потерям:
Кстати, здесь вы можете почитать про гибридный вариант, который совмещает ручной и автоматический методы: "УМНОЕ" ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК.
- Не иметь в ресторане/кафе зоны приемки
Ситуация крайне распространенная: скорее можно считать исключением случаи, когда эта зона предусмотрена. Как правило, при проектировании заведения об этом вообще не думают, стараясь как можно больше пространства отдать под посадочные места, и не принимают во внимание то, что производство из-за неотлаженных внутренних процессов просто не сможет обслуживать такое количество посадок. - Не взвешивать товар при приемке
Взвешивать надо все, за исключением, разве что, штучного товара (типа консервных банок или бутылок с алкоголем). Мешок муки, кусок мяса, пивные кеги — на весы (кстати, недолив пива в кеги — не такая уж редкость). Для этого в зоне приемки должны быть весы — напольные и настольные, на 10 и на 2 кг. - Не проверять качество пришедших продуктов
Как только пришла машина, нужно взять всю продукцию на пробу. Проводить ее может шеф-повар, су-шеф или кладовщик — но нужно, чтобы у этого человека был лист утвержденной продукции с указанием органолептических характеристик, по которым он будет проводить оценку. - Принимать заведомо неликвидные продукты
Как ни странно, это не такая уж редкая ситуация. Причин тому две: нередко в ресторане считают, что возвращать товар нет смысла, потому что на замену ему привезут такой же (особенно это касается небольших городов, где выбор поставщиков ограничен); а еще часто товар ненадлежащего качества принимают от безысходности — лишь бы не было стоп-листа. Это — результат неправильного планирования закупок: чтобы не принимать товар, который вам не подходит, обязательно нужно иметь переходящий остаток. - Долго хранить продукты в зоне приемки
При этом они оказываются в условиях опасного температурного режима: в лучшем случае пища теряет свои органолептические характеристики, а в худшем — просто портится. - Не проверять соответствие сделанного заказа и фактически доставленных продуктов
БЛАНК ПРОДУКТОВОЙ ЗАЯВКИ ДЛЯ РЕСТОРАНА
Часто принимающей стороне даже не приходит в голову, что поставщик может привезти не то, что ему заказали. Поэтому товар принимают по накладной, не сверясь с бланком заказа. И в итоге потом выясняется, что вместо заказанных 10 кг говядины привезли 12. Причем нередко это делается намеренно, и, если разница все же вскрылась, экспедитор на месте будет активно пытаться «продать» вам это дополнительные 2 кг (особенно, если эти 2 кг неотделимы от остальных десяти — например, это кусок мяса). Часто принимающая сторона поддается на уговоры и забирает продукт, который не был ей нужен. И чаще всего эти лишние 1-2 кг не продаются, а просто выбрасываются.
Особенно важно проводить сверку при приемке алкоголя: причем тут нужно сверить фактическую поставку не только со своим заказом, но и с электронной накладной ЕГАИС. О том, как правильно проводить сверку алкоголя, читайте здесь. - Не перекладывать продукты из первичной упаковки в гастроемкости
Это приводит к перекрестному заражению во время хранения, и, как следствие, — к снижению уровня органолептических характеристик, порче продукта, списаниям и потере денег. Перекладывать продукты необходимо: даже консервные банки лучше вынимать из коробки, в которой они пришли от поставщика, и саму коробку утилизировать. - Не вносить накладные в систему учета/вносить с задержкой
Вносить накладные в систему нужно ежедневно (а лучше использовать одну из систем электронного документооборота). Не зря мы пишем о накладных о как о части приемки — хотя, конечно, если накладные вносятся в систему раз в неделю, когда товар фактически уже может быть реализован, приемкой это не назовешь. Но это в конечном счете приводит к тому, что менеджмент не может видеть актуальные данные по товарным остаткам и средствам на счетах, невозможности корректного планирования, стоп-листам/излишкам и злоупотреблениям.
Здесь подробно и наглядно расписано, как работать с приходными и расходными накладными в iiko.
При подготовке этой статьи были использованы материалы вебинара гендиректора консалтинговой компании RESTTEAM Алексея Кислова.
Комментарии