«Умное» планирование закупок: что это такое и как внедрить его в ресторане за 10 недель?
Учет

статья

«Умное» планирование закупок: что это такое и как внедрить его в ресторане за 10 недель?

26 мар. 2021
693
0 дочитываний
4 мин

В этой статье речь пойдет об «умном» планировании закупок в ресторане и о том, как внедрить эту систему в своем заведении за 10 недель.

Зачем это нужно? Отлаженное планирование закупок помогает решить сразу семь проблем, знакомых многим рестораторам:

  • перезатаривание складов,
  • низкая оборачиваемость заказов,
  • производственная пересортица,
  • большие списания,
  • ошибки в ТК,
  • стоп-листы,
  • плохая инвентаризация

Чем «умное» планирование отличается от обычного?

Классический документооборот в ресторане отталкивается от заказа, который формируется вручную на кухне и затем передается закупщику. Такая схема предполагает три точки контроля (на каждой из которых должно присутствовать минимум два человека: обычно это сотрудник кухни с одной стороны и закупщик/бухгалтер/управляющий — с другой). 

В отличие от этой схемы, в основе планирования закупок лежит заказ, который формирует ваша система автоматизации, исходя из расчетных остатков по складам. При таком способе кухня все равно делает свой заказ, однако он тщательнейшим образом сверяется с автоматически созданным бланком. Именно это сравнение помогает выявить и оперативно устранить множество проблем, которые обычно копятся и ждут своего часа вплоть до общей инвентаризации.

К примеру: повар заказал 15 товаров, а система автоматизации просит 13. В этом случае закупщик спрашивает у повара: зачем тебе эти 2 товара (например, 2 пучка кинзы). Повар отвечает, что кинзы нет — и тогда закупщик идет вместе с ним и методично проверят все холодильники в поисках кинзы (потому что система считает, что товар есть). Дальше вариантов развития событий может быть несколько: кинза может найтись в дальнем холодильнике; а может выясниться, что накануне была пересортица, а акт об этом составить забыли, и система об этом не знает (при традиционной схеме это выяснилось бы только на этапе инвентаризации). А еще может оказаться, что проблема — в технологических картах (в этом случае нужна контрольная проработка блюд).

Таким образом еще на этапе закупки ежедневно проводится мини-инвентаризация, которая позволяет устранить многие проблемы в зачаточном состоянии и усилить контроль на последующих этапах (3-5 в таблице ниже).

Закупки по факту Закупки по плану
1. Кухня делает заказ продуктов 1. Система автоматизации формирует бланк оптимального заказа. Автоматизированный контроль
2. Контроль заказа, звонок поставщику 2. Кухня делает заказ, который сверятся с автоматизированным. Контроль остатков
3. Прием поставки, контроль поставки 3. Прием поставки, контроль поставки
4. Производство ассортимента 4. Производство ассортимента, контроль
5. Контроль остатков, списание, пересортица, инвентаризация 5. Контроль остатков, списание, пересортица, инвентаризация

 

Как внедрить планирование закупок в своем ресторане

Поменять систему закупок в своем ресторане самостоятельно вполне реально, но для этого придется провести серьезную подготовительную работу. Ниже приведен план действий: он разделен на три этапа и 10 шагов, которые суммарно должны занять у вас 10 недель. 

Первый этап. Проверка учета.  8 недель

1. Аудит технологических карт и проработка меню. Проработку необходимо провести по всем сомнительным ТК, причем не плановую, а контрольную (о различиях между этими видами проработок можно подробнее узнать здесь).  

2. Аудит производственных погрешностей: нужно научить персонал правильно работать с измерительными приборами и корректно рассчитывать погрешности (подробнее об это можно узнать тут).

3. Полный аудит складского учета.

Второй этап. Подготовка базы данных и инструментов логистики. 1 неделя

4. Брендирование товарной матрицы. На этом этапе нужно определиться с закупкой сырья одного и того же бренда. Это решит сразу много проблем: вкус блюд будет стандартным, брутто/нетто и выход — всегда одинаковыми, воровство поставщиков исключено.

На этом этапе важно избавиться от всех общих категорий типа «сок в ассортименте» или «зелень». Каждая позиция должна стоять отдельно. Именно здесь кроется множество ловушек, на которых рестораны теряют много денег. В номенклатуре не должно быть товаров типа «Свекла свежая»! Правильно: «Свекла D 5-8 cм, сорт бордо». 

5. Анализ продажи в будни/выходные. Построить отчет по средним чекам.

6. Прописать мин/макс. запас для каждого товара. Исходя из него будет формироваться бланк автоматического заказа. Здесь очень важно учитывать периодичность заказов.

7. Составить АВС-рейтинг поставщиков и график поставок. На каждый товар у вас должно быть минимум 3 поставщика. Разделите их на три категории:

  • категория А: лучшее качество И лучшая цена,
  • категория Б: лучшее качество ИЛИ лучшая цена,
  • категория С: экстренный вариант — магазин напротив (в идеале, конечно, этой категории вообще не должно быть).

Третий этап. Подготовка персонала.  1 неделя

8. Составить регламент по работе с заказами. Все участники процесса должны его подписать. Это очень важный документ: один неосведомленный новичок может развалить всю цепочку.

9. Обучить персонал и регулярно освежать эти знания, проводя аттестации.

10. Учесть итоги этих аттестаций в мотивации (системе бонусов/штрафов).

Составлено по материалам вебинара Елены Каменевой «Умное планирование закупок в ресторане».

Читайте также:

 


Комментарии

Чтобы оставить комментарий,
авторизуйтесь