«Умное» планирование закупок: что это такое и как внедрить его в ресторане за 10 недель?

В этой статье речь пойдет об «умном» планировании закупок в ресторане и о том, как внедрить эту систему в своем заведении за 10 недель.

Зачем это нужно? Отлаженное планирование закупок помогает решить сразу семь проблем, знакомых многим рестораторам:

• перезатаривание складов,
• низкая оборачиваемость заказов,
• производственная пересортица,
• большие списания,
• ошибки в ТК,
• стоп-листы,
• плохая инвентаризация

Чем «умное» планирование отличается от обычного?

Классический документооборот в ресторане отталкивается от заказа, который формируется вручную на кухне и затем передается закупщику. Такая схема предполагает три точки контроля (на каждой из которых должно присутствовать минимум два человека: обычно это сотрудник кухни с одной стороны и закупщик/бухгалтер/управляющий — с другой). 

В отличие от этой схемы, в основе планирования закупок лежит заказ, который формирует ваша система автоматизации, исходя из расчетных остатков по складам. При таком способе кухня все равно делает свой заказ, однако он тщательнейшим образом сверяется с автоматически созданным бланком. Именно это сравнение помогает выявить и оперативно устранить множество проблем, которые обычно копятся и ждут своего часа вплоть до общей инвентаризации.

К примеру: повар заказал 15 товаров, а система автоматизации просит 13. В этом случае закупщик спрашивает у повара: зачем тебе эти 2 товара (например, 2 пучка кинзы). Повар отвечает, что кинзы нет — и тогда закупщик идет вместе с ним и методично проверят все холодильники в поисках кинзы (потому что система считает, что товар есть). Дальше вариантов развития событий может быть несколько: кинза может найтись в дальнем холодильнике; а может выясниться, что накануне была пересортица, а акт об этом составить забыли, и система об этом не знает (при традиционной схеме это выяснилось бы только на этапе инвентаризации). А еще может оказаться, что проблема — в технологических картах (в этом случае нужна контрольная проработка блюд).

Таким образом еще на этапе закупки ежедневно проводится мини-инвентаризация, которая позволяет устранить многие проблемы в зачаточном состоянии и усилить контроль на последующих этапах (3-5 в таблице ниже).

Как внедрить планирование закупок в своем ресторане

Поменять систему закупок в своем ресторане самостоятельно вполне реально, но для этого придется провести серьезную подготовительную работу. Ниже приведен план действий: он разделен на три этапа и 10 шагов, которые суммарно должны занять у вас 10 недель. 

Первый этап. Проверка учета.  8 недель

1. Аудит технологических карт и проработка меню. Проработку необходимо провести по всем сомнительным ТК, причем не плановую, а контрольную (о различиях между этими видами проработок можно подробнее узнать здесь).  

2. Аудит производственных погрешностей: нужно научить персонал правильно работать с измерительными приборами и корректно рассчитывать погрешности (подробнее об это можно узнать тут).

3. Полный аудит складского учета.

Второй этап. Подготовка базы данных и инструментов логистики. 1 неделя

4. Брендирование товарной матрицы. На этом этапе нужно определиться с закупкой сырья одного и того же бренда. Это решит сразу много проблем: вкус блюд будет стандартным, брутто/нетто и выход — всегда одинаковыми, воровство поставщиков исключено.

На этом этапе важно избавиться от всех общих категорий типа «сок в ассортименте» или «зелень». Каждая позиция должна стоять отдельно. Именно здесь кроется множество ловушек, на которых рестораны теряют много денег. В номенклатуре не должно быть товаров типа «Свекла свежая»! Правильно: «Свекла D 5-8 cм, сорт бордо». 

5. Анализ продажи в будни/выходные. Построить отчет по средним чекам.

6. Прописать мин/макс. запас для каждого товара. Исходя из него будет формироваться бланк автоматического заказа. Здесь очень важно учитывать периодичность заказов.

7. Составить АВС-рейтинг поставщиков и график поставок. На каждый товар у вас должно быть минимум 3 поставщика. Разделите их на три категории:

• категория А: лучшее качество И лучшая цена,
• категория Б: лучшее качество ИЛИ лучшая цена,
• категория С: экстренный вариант — магазин напротив (в идеале, конечно, этой категории вообще не должно быть).

Третий этап. Подготовка персонала.  1 неделя

8. Составить регламент по работе с заказами. Все участники процесса должны его подписать. Это очень важный документ: один неосведомленный новичок может развалить всю цепочку.

9. Обучить персонал и регулярно освежать эти знания, проводя аттестации.

10. Учесть итоги этих аттестаций в мотивации (системе бонусов/штрафов).

Составлено по материалам вебинара Елены Каменевой «Умное планирование закупок в ресторане».

Читайте также:

• KPI в ресторанном бизнесе: замена штрафам или инструмент управления?

• Бланк «ЕГЭ» для проработки новых блюд

• Создание и проработка меню