В предыдущей статье про инвентаризацию мы подробно объясняли, как создать этот документ в iiko, в этой же части обсудим, что делать, если в результате подсчета фактических остатков на складе обнаружилась недостача или излишки.
Недостача товара может быть результатом нескольких причин:
- Была неправильно прописана технологическая карта, либо повара готовят блюдо не по технологическим картам. Соответственно, себестоимость блюд и наценка в аналитике продаж неактуальна. В таких случаях рекомендовано произвести проработку блюд и периодически производить контрольное взвешивание перед отдачей гостю. И скорректировать тех. карту в соответствии с изменениями в рецептуре.
- Происходит хищение продуктов с предприятия. В таких случаях необходимо контролировать и проверять сотрудников при уходе домой после работы.
- Неправильно посчитан продукт при снятии остатков. Рекомендовано пересчитать еще раз и сверить остатки на текущую дату. Предварительно необходимо внести все приходы и произвести все списания.
Излишки товара также могут быть результатом нескольких причин:
- Как и в случае с недостачей, была неправильно прописана технологическая карта, или повара готовят блюдо не по технологической карте. Рекомендации остаются те же, что и в случае с недостачей: необходимо произвести проработку и при необходимости изменить тех.карту.
- Так же как и в случае с недостачей, товар может быть неправильно посчитан. Рекомендовано также пересчитать товар на текущую дату.
- Еще одна причина излишка — это отсутствие приходной накладной в базе. Во избежание таких случаев рекомендовано перед ревизией производить сверку с поставщиками по отгрузкам. Также сотрудникам подразделения рекомендовано вести бланки заказов, в которых будет зафиксирован факт заказа и прихода непосредственно в их документации, и в дальнейшем можно сверить их приемы товара с приходами в системе.
Как по результатам инвентаризации выявить истинную причину недостачи или излишка?
После получения первых результатов инвентаризации возникает множество вопросов про излишки и недостачу. Здесь наступает следующий этап — этап разбора инвентаризации. На нем необходимо перепроверить все данные по каждому товару, по которому есть недостача или излишек.
Основной инструмент разбора инвентаризации — это отчет о движении товара. Он показывает, когда, в каком количестве и по какой цене он приходил, через какие блюда участвовал в реализации, списывался, перерабатывался с другими товарами и т.д. Формируя отчет о движении товара, необходимо установить нужный период, выбрать склад (или сразу несколько складов). Колонка «Корреспонденция» показывает поставщика, от которого пришел товар, по актам списания указана причина списания, при участии товара в прошлых инвентаризациях указывается, был ли излишек или недостача, и т.д.
При проверке приходов ориентироваться необходимо на дату, поставщика и себестоимости за единицу. Если себестоимость за единицу сильно разнится между собой в приходах, возможно была ошибка при оприходовании товара, тогда нужно сверить приходную накладную на бумажном носителе и в программе. Т.к., если была ошибка в самом приходе, тогда во всех документах по товару указана некорректная себестоимость, и результаты инвентаризации, соответственно, тоже некорректны. Чтобы исправить данную ситуацию, нужно исправить ошибку в приходной накладной.
Для проверки приходов рекомендуется также сверяться с поставщиками по отгрузкам, т.к. может быть, что документ не попал к бухгалтеру-калькулятору и, соответственно, не был внесен в систему, что влечет за собой излишки по инвентаризации. Или же документ мог быть ошибочно внесен дважды, что влечет за собой недостачу.
Как было сказано выше, в колонке «Корреспонденция» показано, через какие блюда продавался этот товар. Необходимо проверить технологические карты: возможно, была допущена ошибка в самой тех. карте в программе, или повара не соблюдают ее при отдаче блюд. Если ошибка в технологической карте, нужно зайти в документ и создать новую технологическую карту с верными данными.
Таким способом рекомендовано проверить все типы документов, которые имеют отношение к разбираемому товару.
Если все документы верны и ошибок не обнаружено, необходимо произвести пересчет данного продукта на текущую дату и сверить с остатками на складах так же на текущую дату. При этом необходимо, чтобы все документы (акты списания, приходные накладные, акты приготовления и т.д.) также уже были проведены в программе к пересчету. И, если на текущую дату разницы между фактическим количеством и остатком в программе нет, возможно, на момент просчета инвентаризации было неправильно посчитано или записано количество товара. Тогда нужно выбрать товар в самом документе «Инвентаризация», нажать кнопку «Пересчет» и внести уже корректные данные.
Также в инвентаризации обращайте внимание на взаимозаменяемые товары: по одному товару может быть недостача, а по аналогичному — излишек. Это может быть из-за того, что при приготовлении блюд повара могли заменять один товар другим. Для исправления этой ситуации рекомендовано воспользоваться документом «Акт переработки». Тогда результаты инвентаризации автоматически пересчитаются, а проведённый акт переработки отобразится в отчете о движении товара.
Если после проведения всех вышеперечисленных действий недостача по товарам осталась, возможно было хищение продуктов.
Резюме: что ресторану дает проведение инвентаризации?
Как было сказано выше, инвентаризация показывает результаты работы предприятия. Корректно ли ведется товарно-складской учет, корректны ли технологические карты и работают ли сотрудники кухни по ним. При выявлении ошибок данные корректируются, а руководство видит реальную себестоимость и наценку блюд. Также инвентаризация выявляет, не происходят ли хищения или халатность сотрудников на предприятии. Ведь, если регулярно не проводить инвентаризации, масштаб злоупотреблений будет расти, а ущерб может быть очень значительным.
Читайте также:
Комментарии