Инвентаризация — один из главных инструментов товарно-складского учета, который позволяет увидеть реальные результаты работы предприятия. Проводить ее рекомендуется не реже одного раза в месяц по каждому складу.
Перед тем, как провести инвентаризацию, необходимо удостовериться, что в программу внесены все документы (приходные/расходные накладные, акты списаний, внутренние перемещения, акты переработки, акты разборов и т.д. — по ссылкам вы можете почитать подробнее о каждом из них). Если какие-то их этих документов не проведены, результаты инвентаризации будут некорректными.
Для создания документа «Инвентаризация» необходимо:
Выбрать пункт меню Товары и склады → Инвентаризации. Нажать кнопку Создать.
1 ШАГ
- В поле Номер при необходимости отредактируйте автоматически сгенерированный номер нового документа. Номер может отсутствовать, если при создании документа не хватает данных для автоматической генерации. В этом случае система предложит создать номер при сохранении документа.
- В поле Дата введите день проведения инвентаризации. Время создания документа задается в настройках торгового предприятия. Именно на указанные дату и время сравниваются фактические и книжные остатки.
- В поле Склад выберите название склада, на котором проводите инвентаризацию.
В первом шаге выбираются заготовки или блюда, которые во втором шаге разобьются на ингредиенты. В случае, если метод списания в ваших тех.картах — «списывать готовое блюдо/заготовку», этот шаг можно пропустить и внести имеющиеся блюда и полуфабрикаты сразу во второй шаг.
Для заполнения позициями необходимых заготовок или блюд необходимо нажать кнопку Действия и выбрать один из предложенных вариантов:
- Если выбрать Заполнить всеми блюдами или Заполнить всеми заготовками, выгрузятся все имеющиеся в системе блюда и заготовки;
- Если выбрать Заполнить по остаткам, движению и категории, программа предложит еще несколько вариантов выбора,
- Если выбрать вариант Выбрать группу, вы можете сами определиться, какие позиции блюд или заготовок нужно добавить для проведения инвентаризации.
На данном этапе никакие данные по позициям, фактически имеющимся на складах, не вносятся, т.к. пока мы создаем только бланк инвентаризации, в который при самом подсчете продукции будут вноситься подсчитанные позиции.
Далее можно переходить к ШАГУ 2.
На этом этапе заполняются товары и блюда или заготовки с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку». Программа также предлагает несколько вариантов на выбор:
- Заполнить всеми блюдами или Заполнить всеми заготовками (выгрузятся все имеющиеся в системе блюда и заготовки)
- Заполнить по остаткам, движению и категории (еще несколько вариантов выбора)
- Выбрать группу (можно самостоятельно выбрать необходимые товары, блюда или заготовки). Если выбрать пункт Все бухгалтерские категории, то загрузятся все позиции, имеющиеся на выбранном складе (могут быть и товары, и блюда, и заготовки); если выбрать пункт Товар, то выгрузится номенклатура только из товаров.
Рекомендовано выбирать пункт Все бухгалтерские категории: это позволит вам обнаружить ошибки, если таковые были допущены при ведении ТСУ.
На данном этапе, как и в ШАГЕ 1, также не вносятся никакие данные по позициям, фактически имеющимся на складах.
ШАГ 3
На данном шаге мы можем распечатать бланк инвентаризации, чтобы ответственные лица могли просчитать фактически имеющиеся остатки на складах и внести их в бланк.
Для распечатки необходимо выбрать Бланк и один из предложенных вариантов:
- Печать (номенклатура будет сформирована в алфавитном порядке),
- Печать с учетом групп (будет сформирована по группам товаров, блюд или заготовок),
- Печать с учетом категорий (будет сформирована по категориям товаров, блюд или заготовок).
Бланк будет разделен на два документа. Один из них будет включать в себя все позиции блюд и заготовок, выбранных в первом шаге; второй — все позиции (товары и блюда или заготовки с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку»).
Бланки распечатываются и передаются ответственным лицам для проведения подсчета фактически имеющихся остатков на складе.
Сам документ в программе сохраняется и закрывается, предварительно необходимо снять галочку с пункта С проведением: документ должен сохраниться в системе не проведенным.
После этого ответственные лица передают бухгалтеру-калькулятору заполненный бланк с посчитанными позициями. Поскольку сам документ уже есть в программе, необходимо в него зайти и внести все данные из распечатанного бланка. В первом шаге заполняются данные по заготовкам и блюдам, во втором — данные по товарам, блюдам или заготовкам с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку».
После внесения всех позиций с бланка в программу необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт Сохранить все. Тогда программа посчитает и покажет разницу между фактическими и книжными остатками по складу. Если какой-то товар входит в заготовку или блюдо, внесенное в первом шаге, он разобьется во втором шаге и будет выделен серым цветом: если этот товар также хранится на складе, то поданное количество будет идти отдельной строкой, выделенное черным цветом.
На основании полученных данных необходимо проверять и выяснять причину недостачи или излишка — об этом речь пойдет в следующей статье.
Узнать обо всех тонкостях ведения ТСУ в iiko в формате вебинаров вы можете в нашем курсе «Товарно-складской учет для ресторанов в iiko».
Читайте также:
Комментарии