Торопись не спеша. Тайм-менеджмент управляющего рестораном
Управление
Опыт рестораторов

статья

Торопись не спеша. Тайм-менеджмент управляющего рестораном

Я проработала управляющим и операционным директором в ресторанах более 10 лет. За это время я успела многое, а многое не успела. Что-то делала сразу, что-то откладывала на потом, а что-то так и не сделала никогда.

Здесь не идет речь о том, плохо это или хорошо, профессионал ли я своего дела или нет, эффективный ли я сотрудник или нет. За все эти годы я перепробовала разные способы организовать свой рабочий процесс так, чтобы все успевать. Посещала тренинги по тайм-менеджменту и самомотивации, читала книги, слушала советы. Каждый раз всех этих «пинков» хватало на пару недель, а потом все возвращалось в привычную колею рабочих будней, когда я проводила на работе по 12 часов, постоянно что-то делала, но ощущение незавершенности и бесконечного потока задач накрывало каждое следующее утро.

Ресторанный бизнес — каждый ресторан, кафе или любой другой формат – это живой организм. Продукт, который мы производим, это не просто блюдо, приготовленное поваром на кухне, или кофе, сваренный бариста. И не просто услуги сервиса, который мы постоянно совершенствуем в своих ресторанах. Наш продукт – это эмоции, который получает гость, приходя в наш ресторан. Атмосфера заведения состоит из сотни тысяч мелочей, и все эти мелочи требуют внимания 24/7, в которых очень легко раствориться.

Мне понадобилось много времени, чтобы понять некоторые вещи про управление своим временем. И теперь хочу поделиться ими  возможно, это будет полезно и вам.

  • Тайм-менеджмент не научит успевать абсолютно все: он помогает научиться расставлять приоритеты

    А чтобы выделить приоритеты, нужно понимать конечную, главную цель.

    У каждой должности в команде вашего ресторана определенно есть свои уникальные приоритетные задачи. Но чаще всего все сводится к тому, что приоритетом и официанта, и повара, и управляющего является прибыль заведения. Такая расстановка приоритетов может привести к тому, что официант, будет стремиться взять побольше столов, не придавая значения сервису, а повар положит в блюдо сколотые мидии, пренебрегая качеством и безопасностью.

    Приоритет – от латинского prior «первый, старший». Поэтому должностная инструкция или функционал сотрудника не являются списком приоритетов. Приоритет — это глобальная миссия, цель, которую реализует каждый сотрудник в ресторане, опираясь на должностную инструкцию. В моем опыте мы выделяли 2-3 приоритета, ради которых и существует та или иная должность. На основание эти приоритетов очень удобно строить прозрачную и понятную даже коренщице систему мотивации.

  • Тайм-менеджмент не сделает вас многозадачным 

    Я очень долго считала многозадачность важной чертой почти любого сотрудника, особенно руководителя. Сейчас я смотрю на это по-другому. Многозадачность – это свойство операционной системы, машины. Когда я пыталась сосредоточиться и решить сразу несколько дел, мозгу приходилось постоянно переключаться. А это снижает скорость работы и отнимает гораздо больше сил. Поэтому для меня абсолютно точно эффективнее погрузиться в одну задачу и только после ее выполнения приступать к следующей.

    В данном случае очень помогают приложения-тайм-трекеры. Или же можно просто использовать таймер на телефоне. Выполняя одну задачу в течение 25 минут не отвлекаясь, можно добиться гораздо больших результатов за более короткое время.

    Нелишним будет упомянуть, что, применяя такой подход, очень важно предупредить своих коллег, сотрудников и руководителей, чтобы они были в курсе и не отвлекали вас в момент выполнения задачи. 

    Нередко нас, управляющих рестораном, разрывают на части. С одной стороны стоит официант и просит объяснить расчет заработной платы за прошлый месяц, с другой – шеф-повар пришел с новой идеей для меню, по телефону звонит бухгалтерия и требует потерянные накладные, а в дверях уже показался контрагент с экземплярами тканей для новых подушек на летник. И в качестве вишенки на торте неожиданно пишет в What’s App собственник, которому срочно нужны какие-то отчеты или цифры.

    Очень важно уметь выстроить коммуникацию внутри ресторана и компании в целом, чтобы команда не отвлекала, а наоборот, помогала эффективнее выполнять поставленные задачи. Поэтому, возвращаясь к приоритетам, будьте смелее и умейте отказать и указать время, когда вы сможете всем ответить на их запросы.

    Мой любимый способ отказать сейчас и не забыть ответить потом — это записать напоминание в телефон на время, когда я закончу выполнять действующую задачу. Не нужно держать в голове, не нужно нестись сломя голову. Просто и четко.

  • Тайм-менеджмент – это в первую очередь планирование

    Я не раз испытывала сложности с постановкой задач на день или на неделю. Обычно я использовала ежедневник: открывала его с утра на работе, начинала писать все, что надо срочно сделать, дополняя тем, что не сделано было вчера: заказать бокалы для вина, вызвать мастера починить мойку или кран, разместить вакансию, отправить новое меню на верстку, найти нового поставщика одноразовой упаковки, подготовить предложение на банкет для гостей и так далее. И все это — помимо рутинных отчетов, анализа, контроля.

    Компании и функционал управляющего бывают разные, но суть от этого не меняется: разрывают на части.

    Со временем я пришла к планированию на месяц, а чуть позже научилась планировать и год. Поначалу мне было трудно писать задачи, потому что это казалось пустой тратой времени: ведь они без конца повторяются. И здесь важно пользоваться принципом, который описан в пирамиде Франклина. Ее можно применять не только ко всей жизни, но и к рабочим задачам в частности:



    (Почитать подробнее о пирамиде Франклина можно здесь - прим.ред.).

    Отталкиваясь от глобальной цели, раскрывая ее до месяца, а затем до дня, дробя на маленькие части, можно значительно упростить себе жизнь: одни задачи, которые раньше отнимали много времени, плавно перетекут в привычку, другие — делегируются или вовсе исчезнут из вашего ежедневника.

    Еще один важный, на мой взгляд, принцип планирования, а точнее фактор успеха в планировании и достижении цели, — это подведение итогов и описание прогресса по каждому отрезку времени. Просто поставить галочку напротив выполненной задачи со временем мне стало не так интересно: ушло ощущение личной продуктивности. Так что теперь в конце недели я обязательно подвожу итоги выполненных и невыполненных задач: чего мне удалось добиться, а чего нет, с чем возникли сложности. И что я могу изменить, чтобы на следующей неделе быть более успешной. Поэтому четвертый тезис будет таким:

  • Рефлексия — необходимая составляющая тайм-менеджмента. Она стоит того, чтобы выделить ей отдельную строчку в своем ежедневнике


Подводя итог, хочу только добавить, что тайм-менеджмент не универсален. В нем есть методы, которые необходимо адаптировать под свой стиль жизни. И на это требуется время, умение выстраивать приоритеты, умение планировать от главного в частному. И, конечно, же рефлексия.


Читайте также: 


Комментарии

Чтобы оставить комментарий,
авторизуйтесь